Trong Doanh nghiệp, việc thay đổi nhân sự kế toán là điều không thể tránh khỏi. Có thể do kế toán cũ nghỉ việc, chuyển công tác, hoặc doanh nghiệp cần tuyển thêm nhân viên kế toán mới. Dù lý do là gì, việc bàn giao công việc giữa kế toán cũ và kế toán mới luôn là một khâu cực kỳ quan trọng, quyết định đến sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.
Tôi đã chứng kiến không ít trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn nghiêm trọng chỉ vì việc bàn giao kế toán không được thực hiện đúng cách. Có những công ty phải đóng cửa tạm thời vì không tìm được các chứng từ quan trọng, có những doanh nghiệp bị phạt nặng vì nộp thuế sai do thiếu thông tin, và có những trường hợp tranh chấp pháp lý kéo dài vì không có bằng chứng rõ ràng về các giao dịch tài chính.
Theo quy định của Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2017), việc lập, lưu trữ và bàn giao chứng từ kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Điều 18 của Luật này quy định rõ: “Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính”.
Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính (có hiệu lực từ 05/02/2015) cũng đưa ra những hướng dẫn cụ thể về chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó có quy định về việc quản lý và bàn giao chứng từ kế toán. Việc tuân thủ đúng các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Từ góc độ thực tiễn, tôi nhận thấy rằng một quy trình bàn giao kế toán được thực hiện đúng cách sẽ mang lại những lợi ích to lớn: giúp kế toán mới nhanh chóng nắm bắt được tình hình tài chính của doanh nghiệp, tránh được những sai sót không đáng có, đảm bảo tính liên tục trong công tác kế toán, và quan trọng nhất là bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên liên quan.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể về cách thực hiện việc bàn giao chứng từ kế toán một cách chuyên nghiệp và đúng quy định pháp luật, dựa trên kinh nghiệm thực tế và những quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam.
Tại sao việc bàn giao chứng từ kế toán lại quan trọng?
Từ kinh nghiệm làm việc với hàng trăm doanh nghiệp, tôi nhận thấy rằng việc bàn giao chứng từ kế toán không đúng cách có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng:
Về mặt pháp lý:
• Doanh nghiệp có thể bị phạt do không đủ chứng từ chứng minh cho các khoản chi phí hợp lý
• Cơ quan thuế có thể từ chối các khoản khấu trừ thuế nếu thiếu chứng từ hợp lệ
•Trong trường hợp tranh chấp, thiếu chứng từ có thể khiến doanh nghiệp thua kiện
•Kế toán mới không thể nắm bắt được tình hình tài chính thực tế của doanh nghiệp
•Việc lập báo cáo tài chính có thể bị chậm trễ hoặc sai sót
•Khó khăn trong việc đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp
Về mặt kinh doanh:
•Mất thời gian và chi phí để tìm kiếm, khôi phục thông tin
•Ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp với các đối tác
•Có thể dẫn đến thiệt hại tài chính do không kiểm soát được dòng tiền
Như vậy, việc bàn giao chứng từ kế toán không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà là một quy trình quan trọng có ý nghĩa pháp lý sâu sắc. Bài viết tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ cách bàn giao từng hạng mục hồ sơ một cách nghiêm túc và chuyên nghiệp! Hãy đăng ký học thử ở tab “Các chương trình” nhé!
