“Bán được hàng” chưa chắc là thành công. Thu được tiền mới là kết quả cuối cùng.
Rất nhiều doanh nghiệp từng rơi vào một nghịch lý nguy hiểm:
Doanh số tăng rất mạnh.
Báo cáo lợi nhuận nhìn rất đẹp.
Nhưng tài khoản ngân hàng lại không có tiền.
Càng bán càng thiếu tiền.
Càng tăng trưởng càng áp lực dòng tiền.
Và rồi chỉ cần một vài khách hàng chậm thanh toán, doanh nghiệp ngay lập tức rơi vào tình trạng:
- thiếu tiền trả lương,
- thiếu tiền nhập hàng,
- mất khả năng thanh toán với nhà cung cấp,
- vay nóng để xoay dòng tiền,
- hoặc nghiêm trọng hơn là “đột quỵ dòng tiền”.
Trong kinh doanh, lợi nhuận rất quan trọng. Nhưng trước khi nói đến chuyện sinh lời, doanh nghiệp phải sống sót được đã.
Vì thế mới có câu:
“Trong kinh doanh, an toàn là số 1. Sinh lời là số 2.”
Quản lý công nợ phải thu không đơn giản là theo dõi ai còn nợ bao nhiêu tiền.
Đó là quản lý rủi ro sống còn của doanh nghiệp.
DÒNG TIỀN – “MẠCH MÁU” CỦA DOANH NGHIỆP
Người ta thường ví dòng tiền giống như máu trong cơ thể.
Máu lưu thông tốt thì cơ thể khỏe mạnh.
Dòng tiền vận hành tốt thì doanh nghiệp phát triển bền vững.
Ngược lại, chỉ cần dòng tiền tắc nghẽn trong một khoảng thời gian ngắn, doanh nghiệp có thể rơi vào khủng hoảng dù doanh thu vẫn đang tăng trưởng.
Thực tế đã có rất nhiều công ty:
- doanh thu hàng trăm tỷ,
- báo cáo lợi nhuận dương,
- nhưng vẫn phá sản vì không thu hồi được công nợ.
Lý do rất đơn giản:
Lợi nhuận trên báo cáo chưa chắc là tiền thật nằm trong tài khoản.
Một hóa đơn bán hàng có thể được ghi nhận doanh thu ngay hôm nay.
Nhưng tiền có thể 3 tháng sau mới thu được.
Hoặc tệ hơn: không bao giờ thu được.
Khoản phải thu vì vậy luôn là một trong những tài sản “nguy hiểm” nhất trên báo cáo tài chính.
MỘT THỰC TRẠNG RẤT PHỔ BIẾN: SALES CHỈ MUỐN BÁN, KẾ TOÁN PHẢI ĐI ĐÒI NỢ
Ở rất nhiều doanh nghiệp hiện nay, quy trình quản lý công nợ tồn tại một nghịch lý rất lớn.
Sales được giao KPI doanh số.
Áp lực đạt target khiến họ tìm mọi cách để bán hàng:
- cho nợ dài hơn,
- nới điều kiện thanh toán,
- xuất hàng trước,
- thậm chí bán khi chưa đánh giá kỹ khả năng tài chính của khách hàng.
Miễn sao đạt doanh số cuối tháng.
Nhưng đến khi khách hàng:
- chậm thanh toán,
- kéo dài công nợ,
- mất khả năng trả nợ,
thì kế toán lại là người bị giao nhiệm vụ đi thu hồi công nợ.
Vấn đề là:
- kế toán không phải người xây dựng mối quan hệ bán hàng,
- không hiểu tâm lý khách hàng,
- không có sức ảnh hưởng với khách hàng như sales,
- và thường không có đủ quyền lực để xử lý tình huống.
Kết quả là:
- sales đạt thưởng,
- công ty treo công nợ,
- kế toán áp lực,
- sếp mất tiền.
Đây là một trong những lỗ hổng quản trị rất phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam.
QUẢN LÝ CÔNG NỢ KHÔNG PHẢI VIỆC CỦA RIÊNG KẾ TOÁN
Nhiều người nghĩ rằng quản lý công nợ là trách nhiệm của phòng kế toán.
Thực tế không phải vậy.
Kế toán chỉ là bộ phận ghi nhận và theo dõi số liệu.
Người tạo ra công nợ là bộ phận kinh doanh.
Người quyết định chính sách tín dụng là ban lãnh đạo.
Vì vậy, quản lý công nợ phải là trách nhiệm phối hợp của:
- Ban giám đốc,
- Bộ phận kinh doanh,
- Bộ phận kế toán,
- Bộ phận pháp chế,
- và cả bộ phận vận hành.
Nếu chỉ một bộ phận cố gắng, hệ thống sẽ rất dễ thất bại.
BƯỚC 1: THU THẬP VÀ XÁC MINH THÔNG TIN KHÁCH HÀNG
Sai lầm lớn nhất của nhiều doanh nghiệp là:
“Tin khách hàng vì cảm giác.”
Trong quản trị công nợ, cảm giác là thứ cực kỳ nguy hiểm.
Một khách hàng:
- văn phòng đẹp,
- nói chuyện chuyên nghiệp,
- đơn hàng lớn,
không đồng nghĩa với việc họ có khả năng thanh toán tốt.
Trước khi cấp công nợ, doanh nghiệp cần đánh giá khách hàng bằng dữ liệu thực tế.
1. Tham chiếu ngân hàng
Thông qua các mối quan hệ ngân hàng, doanh nghiệp có thể phần nào đánh giá:
- tình trạng dòng tiền,
- uy tín thanh toán,
- năng lực tài chính,
- mức độ tín nhiệm của doanh nghiệp đó.
Dù ngân hàng không thể cung cấp thông tin chính thức, nhưng những tín hiệu gián tiếp đôi khi rất giá trị.
2. Tham khảo đối tác của khách hàng
Những nhà cung cấp, đối tác cũ thường là nguồn thông tin cực kỳ thực tế:
- khách hàng có trả đúng hạn không?
- có hay kéo dài công nợ không?
- có thường xuyên thất hứa không?
Đây là dữ liệu thực chiến mà báo cáo tài chính đôi khi không phản ánh được.
3. Thăm trực tiếp cơ sở kinh doanh
Một chuyến đi thực tế đôi khi giúp doanh nghiệp nhìn ra rất nhiều vấn đề:
- kho hàng có hoạt động thật không?
- quy mô vận hành có đúng như giới thiệu không?
- lượng nhân sự thực tế ra sao?
- hoạt động sản xuất có ổn định không?
Rất nhiều doanh nghiệp “vỏ ngoài rất lớn” nhưng bên trong dòng tiền đã cạn kiệt.
4. Phân tích báo cáo tài chính
Nếu khách hàng là công ty niêm yết hoặc công ty đại chúng, việc phân tích báo cáo tài chính là vô cùng cần thiết.
Một số chỉ tiêu cần quan tâm:
- hệ số thanh toán ngắn hạn,
- tỷ lệ nợ vay,
- vòng quay công nợ,
- dòng tiền từ hoạt động kinh doanh,
- lợi nhuận thực tế,
- lịch sử tăng trưởng.
Có những doanh nghiệp doanh thu rất lớn nhưng dòng tiền âm kéo dài nhiều năm.
Đó là tín hiệu cảnh báo cực kỳ nguy hiểm.
5. Kiểm tra các rủi ro pháp lý
Doanh nghiệp cũng cần rà soát:
- khách hàng có đang bị kiện tụng không,
- có nợ thuế không,
- có nợ bảo hiểm xã hội không,
- có tranh chấp lớn với đối tác không,
- ban lãnh đạo có lịch sử vi phạm hay không.
Một doanh nghiệp đang gặp khủng hoảng pháp lý thường sẽ kéo theo rủi ro thanh toán rất cao.
BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH HẠN MỨC TÍN DỤNG
Sau khi đánh giá khách hàng, doanh nghiệp cần cấp hạn mức tín dụng phù hợp.
Đây là số tiền tối đa khách hàng được phép nợ tại một thời điểm.
Ví dụ:
- thời hạn thanh toán: 30 ngày,
- hạn mức công nợ tối đa: 10 tỷ đồng.
Nghĩa là:
- trong vòng 30 ngày phải thanh toán,
- và tổng dư nợ không được vượt quá 10 tỷ.
Nghe có vẻ đơn giản. Nhưng thực tế rất nhiều doanh nghiệp đang nhầm lẫn giữa:
- hạn mức tín dụng,
- và thời hạn thanh toán.
Sai lầm cực kỳ phổ biến
Nhiều công ty cho rằng:
“Miễn chưa vượt hạn mức thì chưa cần trả tiền.”
Điều này cực kỳ nguy hiểm.
Khách hàng có thể:
- mua dần đến sát hạn mức,
- sau đó ngưng mua,
- kéo dài thanh toán,
- chiếm dụng vốn doanh nghiệp trong thời gian dài.
Đây là lý do nhiều công ty doanh số tăng mạnh nhưng dòng tiền ngày càng xấu đi.
BƯỚC 3: KIỂM SOÁT CÔNG NỢ MỘT CÁCH KỶ LUẬT
Quản lý công nợ không thể làm theo cảm tính.
Dù doanh nghiệp dùng ERP, phần mềm kế toán hay chỉ quản lý bằng Excel, quy trình kiểm soát vẫn phải rõ ràng.
1. Sales phải chịu trách nhiệm với khoản nợ mình tạo ra
Người bán hàng phải đồng hành đến khi thu được tiền.
Nếu sales chỉ chịu trách nhiệm bán mà không chịu trách nhiệm thu hồi công nợ, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:
- “đẩy hàng lấy doanh số”,
- treo nợ xấu,
- rồi nghỉ việc để lại hậu quả.
2. Kiểm soát chặt hạn mức tín dụng
Khách hàng vượt hạn mức thì:
- không xuất hàng,
- hoặc phải có phê duyệt cấp cao hơn.
Mỗi cấp quản lý cần được quy định rõ:
- được phép duyệt vượt bao nhiêu,
- và phải chịu trách nhiệm với phần vượt đó.
Nếu không có cơ chế chịu trách nhiệm, hệ thống sẽ rất dễ bị phá vỡ vì áp lực doanh số.
3. Báo cáo công nợ phải được cập nhật liên tục
Thông tin công nợ cần được cập nhật gần như theo thời gian thực.
Độ trễ quá lớn sẽ khiến doanh nghiệp:
- bán hàng khi khách đã quá hạn,
- không kiểm soát được dòng tiền,
- mất khả năng phản ứng sớm.
Các báo cáo tối thiểu cần có:
- báo cáo nợ sắp đến hạn,
- báo cáo tuổi nợ,
- báo cáo nợ quá hạn,
- báo cáo hạn mức tín dụng còn lại.
THEO DÕI CÔNG NỢ KHÔNG PHẢI ĐỢI ĐẾN KHI QUÁ HẠN
Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu gọi khách hàng khi công nợ đã quá hạn.
Đó là sai lầm.
Thu hồi công nợ hiệu quả phải bắt đầu từ trước hạn thanh toán.
Ví dụ:
- trước hạn 7 ngày: nhắc lịch thanh toán,
- trước hạn 3 ngày: xác nhận kế hoạch chuyển tiền,
- đúng hạn: theo dõi sát tình trạng thanh toán,
- quá hạn: escalated xử lý ngay.
Doanh nghiệp càng chủ động thì khả năng thu hồi càng cao.
BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ – NHỎ NHƯNG CỰC KỲ QUAN TRỌNG
Rất nhiều công ty xem nhẹ việc đối chiếu công nợ định kỳ.
Đến khi xảy ra tranh chấp mới phát hiện:
- số liệu hai bên không khớp,
- thiếu chứng từ,
- thiếu xác nhận pháp lý.
Biên bản xác nhận công nợ có hai vai trò cực kỳ quan trọng:
1. Đối chiếu số liệu
Giúp hai bên xác nhận:
- số tiền,
- số hóa đơn,
- lịch thanh toán,
- các khoản cấn trừ công nợ.
Tránh các sai lệch kéo dài nhiều tháng.
2. Giá trị pháp lý
Đây là bằng chứng rất quan trọng nếu xảy ra tranh chấp hoặc khởi kiện.
Vì vậy:
- cần chữ ký người có thẩm quyền,
- cần đóng dấu nếu là pháp nhân,
- và cần lưu trữ đầy đủ.
THU HỒI CÔNG NỢ LÀ CUỘC CHIẾN GIỮA TĂNG TRƯỞNG VÀ AN TOÀN
Mọi CEO đều muốn tăng doanh số.
Nhưng tăng trưởng thiếu kiểm soát công nợ giống như:
“đạp ga trong khi phanh đã hỏng.”
Càng tăng nhanh, rủi ro càng lớn.
Một doanh nghiệp khỏe mạnh không phải doanh nghiệp bán được nhiều nhất.
Mà là doanh nghiệp:
- bán được hàng,
- thu được tiền,
- duy trì được dòng tiền,
- và kiểm soát được rủi ro.
KẾT
Quản lý công nợ phải thu chưa bao giờ là việc dễ dàng.
Nó đòi hỏi:
- hệ thống,
- quy trình,
- dữ liệu,
- tính kỷ luật,
- và sự phối hợp liên tục giữa các phòng ban.
Thu hồi công nợ không phải việc riêng của kế toán.
Không phải việc riêng của sales.
Cũng không phải chỉ là trách nhiệm của sếp.
Đó là trách nhiệm của cả hệ thống vận hành doanh nghiệp.
Bởi cuối cùng, doanh nghiệp không chết vì thiếu lợi nhuận trước tiên.
Doanh nghiệp thường chết vì… hết tiền.
