Ở bài viết trước, Học viện BOS đã chia sẻ 2 sai lầm chí mạng đầu tiên trong quản trị tài chính. Sau khi chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hai sai lầm đầu tiên – việc coi tài chính chỉ là “ghi sổ sách” và không phân biệt được doanh thu với lợi nhuận – thì hôm nay tôi muốn chia sẻ với các bạn ba sai lầm tiếp theo mà tôi cho là cực kỳ nguy hiểm và thường xuyên xảy ra trong thực tế kinh doanh tại Việt Nam.
Ba sai lầm này có một điểm chung đặc biệt: chúng đều liên quan đến việc CEO coi nhẹ những yếu tố nền tảng của quản trị tài chính. Nếu như hai sai lầm đầu chúng ta vừa bàn là về nhận thức, thì ba sai lầm tiếp theo này lại về hành động – hay chính xác hơn là thiếu hành động đúng đắn.
Điều đáng lo ngại là nhiều CEO nghĩ rằng những việc này “ai cũng làm được” hoặc “không cần thiết phải quan tâm nhiều”. Nhưng thực tế cho thấy, chính những sai lầm này đã khiến không ít doanh nghiệp từng rất thành công phải đóng cửa, thậm chí phá sản trong những thời điểm khó khăn.
Hãy cùng tôi đi sâu vào từng sai lầm để hiểu rõ tại sao chúng lại nguy hiểm đến vậy và quan trọng hơn, làm thế nào để tránh được chúng.
Sai lầm số 3: Quản lý dòng tiền kém hiệu quả
“Cash is king” – Tiền mặt là vua. Đây là một nguyên tắc cơ bản trong kinh doanh mà nhiều CEO Việt Nam vẫn chưa thực sự hiểu sâu. Tôi đã chứng kiến không ít doanh nghiệp có lợi nhuận tốt trên giấy nhưng lại phá sản vì thiếu tiền mặt để duy trì hoạt động.
Câu chuyện của anh Tuấn, CEO một công ty xây dựng ở Hà Nội, là một ví dụ điển hình. Công ty anh nhận được một dự án lớn trị giá 200 tỷ đồng, lợi nhuận dự kiến 15%. Tuy nhiên, do không lập kế hoạch dòng tiền chi tiết, anh không nhận ra rằng việc thanh toán từ chủ đầu tư sẽ chậm trong khi chi phí vật liệu và nhân công phải trả ngay. Kết quả là công ty rơi vào khủng hoảng thanh khoản nghiêm trọng, phải vay nợ với lãi suất cao để duy trì hoạt động.
Những nguyên nhân dẫn đến quản lý dòng tiền kém:
1.Không có kế hoạch dòng tiền chi tiết: Nhiều CEO chỉ quan tâm đến dòng tiền tổng thể mà không phân tích theo từng tuần, từng tháng
2.Chính sách thu hồi công nợ lỏng lẻo: Cho khách hàng nợ quá lâu mà không có biện pháp thu hồi hiệu quả
3.Đầu tư quá mức vào hàng tồn kho: Tích trữ hàng hóa nhiều hơn nhu cầu thực tế
4.Không tận dụng được thời gian thanh toán cho nhà cung cấp: Trả tiền sớm hơn cần thiết
Đây là giải pháp quản lý dòng tiền hiệu quả:
1.Lập báo cáo dòng tiền hàng tuần: Theo dõi sát sao tình hình thu chi trong ngắn hạn
2.Thiết lập chính sách tín dụng chặt chẽ: Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng trước khi bán chịu
3.Tối ưu hóa chu kỳ tiền mặt: Rút ngắn thời gian thu tiền từ khách hàng, kéo dài thời gian trả tiền cho nhà cung cấp một cách hợp lý
4.Duy trì quỹ dự phòng: Luôn có một khoản tiền mặt dự phòng để ứng phó với các tình huống bất ngờ
Sai lầm số 4: Coi nhẹ vai trò của đội ngũ tài chính
Nhiều CEO, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường coi bộ phận tài chính chỉ là “chi phí cần thiết” chứ không phải là “trung tâm tạo giá trị”. Họ thường tuyển dụng nhân sự tài chính với mức lương thấp, không đầu tư vào đào tạo và phát triển đội ngũ này.
Tôi nhớ trường hợp của anh Nam, CEO một công ty thương mại điện tử. Ban đầu, để tiết kiệm chi phí, anh chỉ thuê một kế toán kiêm luôn việc phân tích tài chính, lập kế hoạch và báo cáo. Kết quả là các báo cáo tài chính thường xuyên chậm trễ, không chính xác, và quan trọng hơn là không cung cấp được những thông tin cần thiết để anh đưa ra quyết định kinh doanh.
Hậu quả của việc coi nhẹ đội ngũ tài chính:
1.Thông tin tài chính không chính xác: Dẫn đến những quyết định sai lầm
2.Thiếu phân tích chuyên sâu: Không có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính
3.Rủi ro tuân thủ pháp luật: Có thể vi phạm các quy định về thuế, kế toán
4.Mất cơ hội tối ưu hóa: Không tận dụng được các cơ hội tiết kiệm chi phí, tối ưu thuế
Cách xây dựng đội ngũ tài chính hiệu quả:
1.Đầu tư vào nhân tài: Tuyển dụng những người có trình độ chuyên môn cao, sẵn sàng trả lương xứng đáng
2.Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Tách biệt các chức năng kế toán, phân tích tài chính, kiểm soát nội bộ
3.Đào tạo liên tục: Cập nhật kiến thức về luật thuế, chuẩn mực kế toán mới
4.Tạo động lực làm việc: Gắn thưởng phạt với hiệu quả công việc, tạo cơ hội thăng tiến
Sai lầm số 5: Không thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
Đây là một sai lầm mà nhiều CEO chỉ nhận ra khi đã quá muộn. Họ thường tin tưởng tuyệt đối vào nhân viên mà không xây dựng các quy trình kiểm soát, dẫn đến nguy cơ gian lận, tham ô hoặc sai sót nghiêm trọng.
Tôi từng được mời tư vấn cho một công ty may mặc có doanh thu 300 tỷ đồng/năm. CEO của công ty này rất tự tin về đội ngũ nhân viên “trung thành” của mình. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra, chúng tôi phát hiện ra rằng kế toán trưởng đã lập khống hóa đơn và chiếm đoạt hơn 2 tỷ đồng trong vòng 3 năm. Điều đáng nói là việc gian lận này có thể được phát hiện sớm nếu công ty có hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp.
Các nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ:
1.Phân chia nhiệm vụ: Không để một người nắm giữ toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối
2.Xác thực và phê duyệt: Mọi giao dịch tài chính đều phải có sự xác thực và phê duyệt từ cấp có thẩm quyền
3.Đối chiếu định kỳ: Thường xuyên đối chiếu số liệu giữa các bộ phận
4.Kiểm tra bất ngờ: Thực hiện các cuộc kiểm tra đột xuất để phát hiện sai sót
Vậy là chúng ta đã cùng nhau đi qua “bộ 5 sai lầm về nền tảng” trong quản trị tài chính. Tôi hy vọng qua những chia sẻ này, các bạn đã thấy được một điều rất quan trọng: quản trị tài chính không phải là những việc “ai cũng làm được” mà là những kỹ năng chuyên môn đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc.
1. Thứ nhất, dòng tiền là huyết mạch của doanh nghiệp. Không có tiền mặt, dù lợi nhuận trên giấy có cao đến đâu, doanh nghiệp vẫn có thể “chết” bất cứ lúc nào. Đây không phải là lý thuyết mà là thực tế đã xảy ra với hàng nghìn doanh nghiệp tại Việt Nam.
2. Thứ hai, đội ngũ tài chính chất lượng cao không phải là chi phí mà là khoản đầu tư sinh lời. Một CFO giỏi có thể giúp CEO tiết kiệm hàng tỷ đồng và tránh được những rủi ro chết người. Đừng tiết kiệm sai chỗ!
Tôi muốn nhấn mạnh một điều: Những sai lầm này hoàn toàn có thể khắc phục được. Không có CEO nào sinh ra đã biết hết về tài chính. Điều quan trọng là phải có ý thức học hỏi và hành động ngay từ hôm nay.
Như tôi thường nói với các CEO mà tôi tư vấn: “Muộn còn hơn không bao giờ”. Dù doanh nghiệp của bạn đã hoạt động được 5 năm, 10 năm hay thậm chí 20 năm, việc nâng cao năng lực quản trị tài chính không bao giờ là quá muộn.
Bởi vì trên thương trường, chỉ có những CEO hiểu rõ về tài chính mới có thể dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua những cơn bão và phát triển bền vững.
Và đó cũng chính là lý do tại sao chúng ta cần tiếp tục hành trình học hỏi này. Chưa hết đâu, trong phần tiếp theo, tôi sẽ chia sẻ với các bạn những tử huyệt cần tránh để nâng cao năng lực quản trị tài chính của mình.
Hãy đăng ký ngay khóa học TÀI CHÍNH KẾ TOÁN THUẾ THỰC CHIẾN DÀNH CHO CEO, CFO, KẾ TOÁN TRƯỞNG để giúp DN của bạn phát triển bền vững.
