Tại Việt Nam, theo số liệu từ Tổng cục Thống kê, SME chiếm hơn 97% tổng số doanh nghiệp và đóng góp khoảng 40% GDP quốc gia. Tuy nhiên, một thực tế đáng buồn là nhiều doanh nghiệp SME vẫn đang “mù mờ” trong việc quản lý tài chính và kế toán.
Hãy tưởng tượng bạn đang điều hành một chiếc xe mà không có đồng hồ tốc độ, đồng hồ xăng hay bất kỳ chỉ số nào. Đó chính là tình trạng của nhiều doanh nghiệp SME khi không có hệ thống kế toán chặt chẽ. Kế toán không chỉ đơn thuần là “ghi sổ” hay “làm báo cáo cho cơ quan thuế”, mà còn là “ngôn ngữ kinh doanh” giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ tình hình tài chính, đưa ra quyết định đúng đắn và phát triển bền vững.
Thực trạng đáng lo ngại của kế toán SME tại Việt Nam
Qua nhiều năm tư vấn và làm việc với hàng trăm doanh nghiệp SME, tôi nhận thấy có những vấn đề “kinh điển” mà hầu như doanh nghiệp nào cũng mắc phải:
1. Tư duy “làm cho xong” thay vì “làm cho đúng”
Nhiều chủ doanh nghiệp SME coi kế toán như một “gánh nặng” bắt buộc. Họ thuê kế toán với tâm lý “miễn sao không bị phạt thuế là được”. Điều này dẫn đến việc các báo cáo tài chính chỉ mang tính hình thức, không phản ánh đúng thực tế kinh doanh.
Tôi từng gặp một chủ cửa hàng kinh doanh điện thoại, doanh thu thực tế hàng tháng khoảng 2 tỷ đồng, nhưng trên sổ sách chỉ khai báo 200 triệu. Khi tôi hỏi lý do, anh ta trả lời: “Khai ít thì đóng thuế ít thôi”. Nhưng khi cần vay vốn ngân hàng để mở rộng kinh doanh, anh ta không thể chứng minh được năng lực tài chính thực sự của mình.
2. Thiếu hiểu biết về quy định pháp lý
Hệ thống pháp luật về kế toán và thuế tại Việt Nam khá phức tạp và thường xuyên thay đổi. Nhiều doanh nghiệp SME không theo kịp, dẫn đến việc vi phạm vô tình và phải chịu các khoản phạt không đáng có.
Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, mỗi năm có hàng chục nghìn doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, trong đó phần lớn là do không hiểu rõ quy định hoặc áp dụng sai quy định.
3. Kế toán viên thiếu kinh nghiệm thực tế
Nhiều sinh viên kế toán mới ra trường có kiến thức lý thuyết tốt nhưng lại “bơi” khi đối mặt với tình huống thực tế. Họ biết cách ghi bút toán theo sách giáo khoa nhưng không biết cách xử lý khi gặp những tình huống “ngoài khuôn khổ” như: hóa đơn bị lỗi, khách hàng trả hàng sau nhiều tháng, hoặc xử lý các khoản chi phí không có hóa đơn.
Hậu quả nghiêm trọng
Những vấn đề trên không chỉ gây ra rủi ro về mặt pháp lý mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến khả năng phát triển của doanh nghiệp:
•Mất cơ hội tiếp cận vốn: Ngân hàng và các tổ chức tài chính luôn yêu cầu báo cáo tài chính minh bạch để đánh giá khả năng trả nợ
•Khó khăn trong việc định giá doanh nghiệp: Khi muốn bán doanh nghiệp hoặc tìm đối tác đầu tư
•Thiếu thông tin để ra quyết định: Không biết sản phẩm nào có lãi, khách hàng nào đem lại giá trị cao nhất
•Rủi ro pháp lý: Bị phạt thuế, thậm chí có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong những trường hợp nghiêm trọng
Nền tảng vững chắc: 7 nguyên tắc kế toán cơ bản
Trước khi đi vào chi tiết kỹ thuật, chúng ta cần hiểu rõ những nguyên tắc cơ bản chi phối toàn bộ hoạt động kế toán. Tôi thường ví von 7 nguyên tắc này như “luật chơi” trong một trò chơi – nếu không hiểu rõ luật, bạn sẽ rất khó thắng.
1. Nguyên tắc thận trọng (Conservatism)
Đây là nguyên tắc “an toàn trước tiên”. Khi có nhiều cách ghi nhận một giao dịch, hãy chọn cách ít lạc quan nhất. Ví dụ:
•Nếu không chắc chắn về khả năng thu hồi một khoản nợ, hãy trích lập dự phòng
•Khi ước tính tuổi thọ tài sản, hãy ước tính ngắn hơn thay vì dài hơn
Ví dụ thực tế: Công ty bạn có một khách hàng nợ 100 triệu đồng đã quá hạn 6 tháng. Thay vì vẫn ghi nhận đầy đủ 100 triệu trong tài sản, bạn nên trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ít nhất 50% (50 triệu đồng).
2. Nguyên tắc phù hợp (Matching)
Thu nhập và chi phí phải được ghi nhận trong cùng kỳ kế toán. Điều này giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh.
Ví dụ thực tế: Bạn bán hàng cho khách hàng trong tháng 12/2024 nhưng khách hàng trả tiền trong tháng 1/2025. Doanh thu vẫn phải được ghi nhận trong tháng 12/2024, không phải tháng 1/2025.
3. Nguyên tắc nhất quán (Consistency)
Một khi đã chọn phương pháp kế toán nào đó, phải áp dụng nhất quán qua các kỳ. Điều này giúp việc so sánh báo cáo tài chính qua các năm có ý nghĩa.
4. Nguyên tắc trọng yếu (Materiality)
Chỉ cần quan tâm đến những khoản có giá trị đáng kể. Không nên lãng phí thời gian vào những khoản nhỏ lẻ.
Ví dụ thực tế: Với doanh nghiệp có doanh thu 10 tỷ/năm, việc mua một chiếc bút 10.000 đồng có thể ghi nhận luôn vào chi phí thay vì phải tính khấu hao.
5. Nguyên tắc đơn vị tiền tệ ổn định
Giả định rằng đồng tiền có sức mua ổn định theo thời gian. Tuy nhiên trong thực tế, lạm phát luôn tồn tại.
6. Nguyên tắc thực thể kế toán
Tài sản của doanh nghiệp phải tách biệt hoàn toàn với tài sản cá nhân của chủ sở hữu.
Lưu ý quan trọng: Đây là lỗi phổ biến nhất của SME. Nhiều chủ doanh nghiệp thường “lấy tiền công ty về dùng cá nhân” mà không ghi chép rõ ràng, dẫn đến tình trạng “lộn xộn” tài chính.
7. Nguyên tắc hoạt động liên tục
Giả định rằng doanh nghiệp sẽ tiếp tục hoạt động trong tương lai gần, không có ý định giải thể.
Nguyên tắc CỐT LÕI CỦA GIAO DỊCH KẾ TOÁN : ghi sổ kép
Đây là nguyên tắc cốt lõi của kế toán: mỗi giao dịch phải được ghi nhận ít nhất ở 2 tài khoản, với tổng số tiền bên Nợ bằng tổng số tiền bên Có.
Ví dụ minh họa: Công ty mua hàng hóa trị giá 10 triệu đồng, thanh toán bằng tiền mặt.
•Nợ TK 156 (Hàng hóa): 10.000.000
•Có TK 111 (Tiền mặt): 10.000.000
Ý nghĩa: Tài sản hàng hóa tăng 10 triệu, tài sản tiền mặt giảm 10 triệu. Tổng tài sản không đổi, chỉ chuyển đổi cấu trúc.
Kế toán SME: Từ “người ghi sổ” đến “cánh tay phải của CEO”
Thay đổi tư duy: Kế toán không chỉ là “chi phí” mà là “đầu tư”
Trong thời đại số hóa và AI phát triển mạnh mẽ, nhiều CEO lo lắng rằng kế toán sẽ bị thay thế bởi công nghệ. Tuy nhiên, từ góc nhìn của một CEO có 15 năm kinh nghiệm, tôi khẳng định: Kế toán giỏi không bao giờ bị thay thế, mà chỉ có kế toán “máy móc” mới bị thay thế.
Sự khác biệt nằm ở chỗ: AI có thể ghi sổ, tính toán, lập báo cáo, nhưng AI không thể:
•Phân tích nguyên nhân tại sao doanh thu tháng này giảm 20%
•Đưa ra khuyến nghị cụ thể để cải thiện cash flow
•Phát hiện những rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động kinh doanh
•Đàm phán với ngân hàng, nhà đầu tư dựa trên số liệu tài chính
5 vai trò chiến lược của kế toán SME hiện đại
1. Business Partner – Đối tác kinh doanh
Thay vì chỉ báo cáo “đã xảy ra gì”, kế toán hiện đại phải dự báo “sẽ xảy ra gì” và đề xuất “nên làm gì”.
Ví dụ thực tế: Thay vì chỉ báo cáo “tháng này lỗ 50 triệu”, kế toán giỏi sẽ phân tích: “Lỗ 50 triệu do chi phí nguyên vật liệu tăng 15% (30 triệu) và doanh thu giảm 10% (20 triệu). Nguyên nhân chi phí tăng là do nhà cung cấp A tăng giá. Đề xuất: Tìm nhà cung cấp B có giá tốt hơn 8%, dự kiến tiết kiệm 25 triệu/tháng”.
2. Risk Controller – Người kiểm soát rủi ro
Kế toán phải trở thành “hệ thống cảnh báo sớm” cho doanh nghiệp.
Các chỉ số cảnh báo quan trọng:
•Tỷ lệ nợ quá hạn > 15%: Nguy cơ mất thanh khoản
•Chu kỳ thu tiền > 60 ngày: Cần cải thiện chính sách bán hàng
•Tỷ lệ hàng tồn kho/Doanh thu > 25%: Nguy cơ ứ đọng vốn
3. Performance Analyst – Chuyên gia phân tích hiệu suất
Không chỉ biết “bán được bao nhiêu”, mà phải biết “sản phẩm nào có lãi nhất”, “khách hàng nào đem lại giá trị cao nhất”.
Công cụ phân tích hiệu quả:
•Phân tích ABC: 20% khách hàng đem lại 80% lợi nhuận
•Phân tích biên lợi nhuận theo sản phẩm
•Phân tích ROI (Return on Investment) cho từng hoạt động
4. Cash Flow Manager – Quản lý dòng tiền
Dòng tiền là “huyết mạch” của doanh nghiệp. Kế toán phải dự báo và quản lý dòng tiền chặt chẽ.
Kỹ thuật quản lý dòng tiền hiệu quả:
•Lập báo cáo dòng tiền 13 tuần (3 tháng)
•Phân loại khách hàng theo độ rủi ro thanh toán
•Đàm phán điều kiện thanh toán tối ưu với nhà cung cấp
5. Strategic Advisor – Cố vấn chiến lược
Kế toán phải hiểu sâu về ngành, thị trường để đưa ra lời khuyên chiến lược.
Ví dụ: Khi CEO muốn mở rộng sang thị trường mới, kế toán phải phân tích:
•Chi phí đầu tư ban đầu
•Thời gian hoàn vốn dự kiến
•Rủi ro tài chính và cách phòng ngừa
•So sánh với các phương án đầu tư khác
Làm thế nào để không bị AI thay thế?
1. Phát triển kỹ năng “soft skills”
AI giỏi tính toán nhưng yếu về giao tiếp. Kế toán cần:
•Kỹ năng thuyết trình: Biết “kể chuyện” bằng số liệu
•Kỹ năng đàm phán: Với ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng
•Tư duy phản biện: Đặt câu hỏi “Tại sao?” thay vì chỉ “Bao nhiêu?”
2. Nắm vững công nghệ
Thay vì sợ AI, hãy “kết bạn” với AI:
•Sử dụng Excel nâng cao, Power BI để phân tích dữ liệu
•Hiểu biết về phần mềm kế toán (MISA, FAST, SAP…)
•Ứng dụng AI trong dự báo tài chính
3. Hiểu sâu về ngành và thị trường
Kế toán không thể chỉ “ngồi trong phòng”. Phải:
•Theo dõi xu hướng thị trường
•Hiểu đặc thù ngành nghề
•Nắm bắt chính sách pháp luật mới
4. Tư duy hệ thống
Nhìn nhận vấn đề từ góc độ tổng thể:
•Hiểu mối liên hệ giữa các bộ phận
•Tác động của quyết định tài chính đến toàn bộ doanh nghiệp
•Cân bằng giữa rủi ro và lợi nhuận
Case Study: Chuyển đổi thành công của kế toán SME
Tình huống: Công ty A kinh doanh thời trang, doanh thu 50 tỷ/năm, có kế toán trưởng Ms. B.
Trước đây: Ms. B chỉ làm nhiệm vụ ghi sổ, lập báo cáo thuế. CEO luôn phàn nàn “không biết công ty đang thế nào”.
Sau khi chuyển đổi: Ms. B bắt đầu:
•Phân tích doanh thu theo từng sản phẩm, kênh bán hàng
•Phát hiện sản phẩm A có biên lợi nhuận 40% nhưng chỉ chiếm 10% doanh thu
•Đề xuất tập trung marketing cho sản phẩm A
•Kết quả: Lợi nhuận tăng 25% trong 6 tháng
Bài học: Kế toán không chỉ “báo cáo quá khứ” mà phải “định hướng tương lai”.
Khuyến nghị cho doanh nghiệp SME và kế toán
Kết luận: Tương lai của kế toán SME
Kế toán SME đang đứng trước một bước ngoặt lịch sử. Những ai biết thích ứng và phát triển sẽ trở thành “cánh tay phải” đắc lực của CEO. Những ai cố thủ với tư duy cũ sẽ bị thị trường đào thải.
Thông điệp cuối cùng tôi muốn gửi đến các bạn kế toán SME: Hãy trở thành người kể chuyện bằng số liệu, không chỉ là người ghi số liệu. Đó chính là chìa khóa để không bị AI thay thế và trở thành người không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp.
Chúc các bạn thành công!
