Đối với nhiều doanh nghiệp, chi phí mua hàng chiếm 60-80% tổng chi phí. Vậy nên, việc kiểm soát tốt quy trình này có thể giúp bạn tiết kiệm 5-15% chi phí mua hàng. Hãy cùng tôi phân tích các rủi ro, quy trình và giải pháp kiểm soát quy trình này nhé.
Các rủi ro trong quy trình mua hàng
Tại khâu đề nghị mua:
•Mua hàng không đúng nhu cầu
•Mua hàng chất lượng kém, giá cao
•Đề nghị mua trùng lắp
Tại khâu chọn nhà cung cấp:
•Thông đồng với nhà cung cấp
•Chọn nhà cung cấp không có năng lực
•Không so sánh giá cả
Tại khâu nhận hàng:
•Nhận hàng không đúng chất lượng
•Nhận thiếu số lượng
•Biển thủ hàng nhập kho
Tại khâu thanh toán:
•Trả tiền khi chưa nhận hàng
•Trả nhầm số tiền
•Trả tiền không đúng hạn
Quy trình mua hàng chuẩn
Bước 1: Lập kế hoạch mua hàng
•Dự trù nhu cầu theo tháng/quý/năm
•Xác định mức tồn kho an toàn
•Phê duyệt kế hoạch mua hàng
Bước 2: Đề nghị mua hàng
•Bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu
•Trưởng bộ phận kiểm tra và ký
•Chuyển cho bộ phận mua hàng
Bước 3: Chọn nhà cung cấp
•Lập danh sách nhà cung cấp
•So sánh giá cả, chất lượng
•Đánh giá năng lực cung cấp
•Phê duyệt nhà cung cấp
Bước 4: Đặt hàng
•Lập đơn đặt hàng/hợp đồng
•Thỏa thuận điều kiện giao hàng
•Phê duyệt đơn hàng
Bước 5: Nhận hàng
•Kiểm tra hàng theo đơn đặt hàng
•Lập biên bản giao nhận
•Nhập kho theo quy định
Bước 6: Thanh toán
•Kiểm tra đầy đủ chứng từ
•Phê duyệt thanh toán
•Thực hiện thanh toán
•Ghi sổ kế toán
Hệ thống chứng từ mua hàng
Phiếu yêu cầu vật tư:
•Người lập: Bộ phận có nhu cầu
•Người ký: Trưởng bộ phận
•Số liên: 2 (1 lưu, 1 chuyển bộ phận mua hàng)
Phiếu đề nghị mua hàng:
•Người lập: Nhân viên mua hàng
•Người kiểm tra: Trưởng bộ phận mua hàng
•Người phê duyệt: Giám đốc
•Số liên: 3 (lưu, giao nhân viên mua, chuyển kế toán)
Phiếu nhập kho:
•Người lập: Nhân viên vật tư
•Người kiểm tra: Trưởng bộ phận vật tư
•Người giao hàng: Đại diện nhà cung cấp
•Người nhận hàng: Đại diện công ty
•Thủ kho: Ký xác nhận nhập kho
•Số liên: 4 (vật tư, kho, nhà cung cấp, kế toán)
Kinh nghiệm thực tế
Mẹo 1: Xây dựng danh sách nhà cung cấp uy tín
•Đánh giá định kỳ nhà cung cấp
•Có ít nhất 2-3 nhà cung cấp cho mỗi mặt hàng
•Ký hợp đồng khung để có giá tốt
Mẹo 2: Sử dụng công nghệ
•Phần mềm quản lý mua hàng
•Hệ thống so sánh giá tự động
•Cảnh báo khi hết hàng tồn kho
Mẹo 3: Kiểm soát chất lượng
•Lấy mẫu kiểm tra trước khi nhận hàng
•Có quy trình xử lý hàng lỗi
•Đánh giá nhà cung cấp định kỳ
Chi phí giá vốn chiếm tỷ trọng lớn trong doanh nghiệp. Muốn tối ưu lợi nhuận, hãy kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng tại doanh nghiệp của mình, bạn nhé. Bên cạnh quy trình mua, quy trình bán cũng ẩn chứa khá nhiều rủi ro. Chúng ta sẽ tiếp tục phân tích ở bài viết tiếp theo nhé.
