Một buổi chiều, bạn tìm được một cô bán vải ở chợ, một nghệ nhân lớn tuổi làm đồ thủ công, hay một bác nông dân có mẻ nông sản tươi ngon. Hàng hóa thì tuyệt vời, giá cả phải chăng, và bạn biết đây chính là mảnh ghép hoàn hảo cho sản phẩm của mình. Mọi chuyện suôn sẻ cho đến lúc thanh toán.
Bạn nói: “Cô/chú cho con xin số tài khoản để con chuyển tiền ạ.”
Và rồi, bạn nhận lại một cái lắc đầu, một nụ cười hiền nhưng có phần bối rối: “Thôi con ơi, cô/chú có dùng mấy cái đó đâu. Con cứ trả tiền mặt cho tiện.”
Trong một khoảnh khắc, bài toán chi phí của doanh nghiệp bỗng trở nên phức tạp. Cái bắt tay hợp tác tưởng chừng đơn giản lại vướng phải một rào cản vô hình mang tên “chuyển khoản”.
Đây chính là câu chuyện đang diễn ra ở rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa, kể từ khi quy định về việc thanh toán không dùng tiền mặt cho các hóa đơn mua từ hộ kinh doanh được áp dụng.
“Bảng kê mua của HKD cũng không dùng tiền mặt rồi, khỏi lăn tăn nha”
Quy định ngắn gọn trong nghị định 320 hướng dẫn luật thuế TNDN số 67, nhưng đằng sau nó là cả một nỗi niềm. Quy định được đưa ra là để minh bạch hóa các giao dịch, chống thất thu thuế – một mục tiêu hoàn toàn đúng đắn. Nhưng ở góc độ vận hành, nó lại tạo ra một cái khó rất “đời” cho những doanh nghiệp làm ăn chân chính.
Chúng ta đang nói về những đối tác đặc biệt: những hộ kinh doanh cá thể, những người buôn bán nhỏ, những nghệ nhân, những người nông dân… Rất nhiều người trong số họ là người lớn tuổi. Với họ, chiếc điện thoại thông minh có thể là một công cụ xa lạ. Việc “bấm bấm, chuyển chuyển” không chỉ là một thao tác, mà còn là một nỗi sợ – sợ sai, sợ mất tiền, sợ phức tạp.
Họ đã quen với việc cầm tiền thật, đếm từng tờ. Đó là sự chắc chắn, là niềm tin được xây dựng qua hàng chục năm buôn bán. Đề nghị họ mở tài khoản, dùng ứng dụng ngân hàng, đôi khi còn khó hơn cả việc thương lượng giá.
“Thôi con ủy quyền cho con cháu nó nhận.” – bạn gợi ý. “Phiền lắm con ơi, tiền nong của mình cứ để mình cầm cho chắc.”
Và thế là, người chủ doanh nghiệp đứng giữa hai lựa chọn:
- Bỏ qua khoản chi phí này: Chấp nhận rằng khoản tiền này sẽ không được tính vào chi phí hợp lệ, nghĩa là lợi nhuận chịu thuế sẽ cao hơn thực tế, và doanh nghiệp phải đóng thêm thuế thu nhập.
- Tìm nhà cung cấp khác: Từ bỏ một đối tác tốt, một nguồn hàng chất lượng mà bạn đã mất công tìm kiếm, chỉ vì một rào cản về phương thức thanh toán.
Cả hai lựa chọn đều chẳng hề dễ dàng. Nó không chỉ là câu chuyện của tiền bạc, mà còn là sự tiếc nuối, là cái khó trong việc duy trì những mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp, đậm tình người.
Góc nhìn và Lời giải từ một người trong cuộc
Là một người cũng làm doanh nghiệp, tôi không nhìn đây là một “lỗi” của quy định hay sự “lạc hậu” của người bán. Tôi nhìn nó như một sự giao thoa chưa hoàn hảo giữa chính sách và thực tế cuộc sống.
Chính sách cần thời gian để đi vào đời sống, và người dân cũng cần thời gian để thích nghi. Trong giai đoạn “chênh” này, chúng ta, những người chủ doanh nghiệp, cần phải là người tìm ra lời giải. Dưới đây là một vài giải pháp từ kinh nghiệm của tôi:
- Trở thành “Người hướng dẫn kiên nhẫn”: Thay vì chỉ yêu cầu số tài khoản, hãy dành thêm 5-10 phút. Nhẹ nhàng giải thích tại sao bạn cần chuyển khoản. Nói với họ rằng: “Đây là quy định mới của nhà nước để chi phí của con được công nhận, giúp công ty con hoạt động tốt hơn.”
- Hỗ trợ “số hóa” cho đối tác: Nếu đó là một đối tác quan trọng và bạn muốn hợp tác lâu dài, hãy đầu tư một chút thời gian. Bạn hoặc nhân viên của mình có thể trực tiếp hướng dẫn họ (hoặc con cháu họ) cách tạo tài khoản ngân hàng, cách cài đặt và sử dụng ứng dụng. Thậm chí, bạn có thể cùng họ ra ngân hàng. Hành động nhỏ này cho thấy sự trân trọng và thiện chí hợp tác bền vững.
- Sử dụng “Người trung gian tin cậy”: Con cháu của họ có thể không muốn nhận “ủy quyền”, nhưng có thể sẵn sàng đứng ra nhận tiền hộ và giao lại cho người thân. Hãy đề xuất phương án này một cách khéo léo, nhấn mạnh sự tiện lợi và an toàn.
- Linh hoạt trong hợp đồng: Với những khoản mua hàng giá trị lớn và thường xuyên, hãy thử soạn một thỏa thuận hợp tác đơn giản. Trong đó, chỉ định rõ một tài khoản ngân hàng (của con/cháu mà họ tin tưởng) làm tài khoản nhận thanh toán duy nhất cho các giao dịch. Điều này tạo ra sự chuyên nghiệp và một cơ sở pháp lý rõ ràng.
- Ghi nhận lại bằng chứng: Trong trường hợp bất khả kháng phải trả tiền mặt (và chấp nhận rủi ro chi phí không được duyệt), hãy luôn ghi lại bằng chứng giao dịch một cách cẩn thận nhất có thể: hình ảnh giao hàng, biên bản bàn giao có chữ ký hai bên, v.v. Dù không thay thế được chứng từ chuyển khoản, nó vẫn giúp bạn giải trình khi cần.
Thay cho lời kết
Đừng vội nản lòng trước những cái lắc đầu. Đằng sau mỗi sự từ chối là một câu chuyện, một thói quen, một nỗi niềm. Bằng sự kiên nhẫn, tinh tế và một chút khéo léo, chúng ta không chỉ giải được bài toán chi phí, mà còn xây dựng được những mối quan hệ đối tác bền chặt và nhân văn hơn.
