Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, rất nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng chỉ cần hợp đồng có dấu công ty và chữ ký của người đại diện là đã “chắc chắn đúng pháp luật”. Tuy nhiên thực tế cho thấy, không ít tranh chấp, kiện tụng và thiệt hại tài chính lớn lại bắt nguồn từ chính việc ký kết sai thẩm quyền đại diện.
Đặc biệt, từ khi Luật Doanh nghiệp cho phép doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, câu chuyện phân quyền – ký kết – chịu trách nhiệm càng trở nên phức tạp hơn nếu doanh nghiệp không xây dựng cơ chế kiểm soát rõ ràng.
Vậy doanh nghiệp có được quyền có nhiều người đại diện theo pháp luật hay không? Và đâu là những rủi ro pháp lý tiềm ẩn phía sau?
Người đại diện theo pháp luật là ai?
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật (NĐDPL) là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp; đại diện doanh nghiệp trước Toà án, Trọng tài và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nói cách khác, đây là người có quyền nhân danh doanh nghiệp để ký kết hợp đồng, thực hiện giao dịch và chịu trách nhiệm pháp lý trong phạm vi được giao.
Chính vì vậy, việc xác định đúng người đại diện theo pháp luật và phạm vi quyền hạn của từng người có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có được phép có nhiều người đại diện theo pháp luật?
Theo Luật Doanh nghiệp, công ty TNHH và công ty cổ phần hoàn toàn có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được chủ động quyết định:
Có bao nhiêu người đại diện theo pháp luật;
Chức danh của từng người;
Quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi người;
Cơ chế phối hợp, phê duyệt và ký kết giao dịch.
Quy định này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quản trị điều hành, đặc biệt trong các trường hợp:
Người đại diện vắng mặt dài ngày;
Người đại diện bị tạm giam, tai nạn hoặc mất khả năng điều hành;
Doanh nghiệp cần phân chia quyền lực để kiểm soát nội bộ;
Nhiều mảng hoạt động cần nhiều người chịu trách nhiệm chuyên biệt.
Tuy nhiên, “linh hoạt” không đồng nghĩa với “an toàn”. Nếu phân quyền không rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:
Không ai chịu trách nhiệm cuối cùng;
Người có quyền lại không được ký;
Người ký lại không đủ thẩm quyền;
Đối tác không biết ai mới là người có quyền đại diện hợp pháp.
Có nhiều người đại diện theo pháp luật: Lợi hay hại?
Về lý thuyết, việc có nhiều NĐDPL giúp doanh nghiệp:
Chủ động hơn trong điều hành;
Giảm phụ thuộc vào một cá nhân;
Tăng khả năng xử lý công việc nhanh chóng;
Phân quyền quản trị hiệu quả hơn.
Nhưng trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp chỉ xem Điều lệ công ty là “thủ tục hồ sơ” khi thành lập doanh nghiệp. Các thành viên sáng lập không bàn bạc kỹ về cơ chế phân quyền, không xây dựng quy trình ký kết hợp đồng, không quy định rõ ai được ký cái gì.
Hệ quả là:
Có nhiều người đại diện nhưng không ai dám ký;
Hoặc ai cũng ký được nhưng không kiểm soát được rủi ro;
Hợp đồng đã ký nhưng bị tuyên vô hiệu do sai thẩm quyền;
Tranh chấp nội bộ phát sinh vì chồng chéo quyền hạn.
Đây chính là “quả bom pháp lý” tiềm ẩn trong rất nhiều doanh nghiệp hiện nay.
Hợp đồng có dấu đỏ nhưng vẫn có thể vô hiệu?
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng chỉ cần:
Có dấu công ty;
Có chữ ký của người đại diện theo pháp luật;
… thì hợp đồng mặc nhiên có hiệu lực.
Thực tế không đơn giản như vậy.
Trong nhiều trường hợp, dù người ký là NĐDPL nhưng nếu vượt quá thẩm quyền hoặc chưa được Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông thông qua theo quy định thì hợp đồng vẫn có thể bị tuyên vô hiệu toàn bộ.
Ví dụ:
Ký hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản lớn vượt ngưỡng cho phép;
Ký giao dịch đầu tư có giá trị lớn nhưng chưa được phê duyệt;
Ký giao dịch với bên liên quan nhưng không thông qua đúng thủ tục.
Khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp thường lấy lý do:
“Người ký không đúng thẩm quyền nên công ty không chịu trách nhiệm.”
Trong khi đó:
Cá nhân ký hợp đồng có thể không đủ khả năng bồi thường;
Đối tác thì đối mặt nguy cơ mất quyền lợi;
Hợp đồng đứng trước nguy cơ vô hiệu.
Trách nhiệm thuộc về cá nhân hay doanh nghiệp?
Theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015:
Doanh nghiệp vẫn phải chịu trách nhiệm nếu:
Biết việc ký kết nhưng không phản đối;
Đồng ý cho thực hiện giao dịch;
Đã tiếp nhận lợi ích từ hợp đồng;
Đã tổ chức thực hiện hợp đồng.
Cá nhân ký kết phải tự chịu trách nhiệm nếu:
Doanh nghiệp không chấp nhận giao dịch;
Người ký vượt quá phạm vi đại diện;
Người ký không có quyền đại diện hợp pháp.
Đây là lý do vì sao rất nhiều tranh chấp thương mại hiện nay xoay quanh câu hỏi:
“Người ký hợp đồng có đúng thẩm quyền hay không?”
Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro?
- Xây dựng Điều lệ công ty rõ ràng ngay từ đầu
Điều lệ không nên chỉ là “hồ sơ cho đủ”. Doanh nghiệp cần quy định cụ thể:
Ai là người đại diện theo pháp luật;
Mỗi người được ký những gì;
Hạn mức giá trị hợp đồng;
Trình tự phê duyệt nội bộ;
Cơ chế phối hợp giữa các đại diện.
- Ban hành quy chế phân quyền nội bộ
Ngoài Điều lệ, doanh nghiệp nên có:
Quy chế phân quyền;
Quy trình ký kết hợp đồng;
Quy định kiểm soát đóng dấu;
Nhật ký theo dõi hợp đồng và hồ sơ pháp lý.
Ví dụ:
Hợp đồng trên 1 tỷ phải có phê duyệt của HĐQT;
Hợp đồng mua bán cần chữ ký nháy của kế toán và pháp chế;
Hợp đồng vay vốn phải được HĐTV thông qua.
- Công khai thông tin thay đổi người đại diện
Khi thay đổi hoặc chấm dứt tư cách NĐDPL, doanh nghiệp cần:
Công bố thông tin kịp thời;
Cập nhật đăng ký doanh nghiệp;
Thông báo cho ngân hàng, khách hàng, đối tác liên quan.
Nếu không, rủi ro phát sinh từ các giao dịch “ký nhầm người” là rất lớn.
Đối tác cần lưu ý gì trước khi ký hợp đồng?
Không chỉ doanh nghiệp, đối tác giao dịch cũng cần chủ động kiểm tra tính hợp pháp của người ký.
Trước khi ký kết, nên yêu cầu:
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ hoặc quy chế phân quyền;
Giấy uỷ quyền hợp pháp (nếu có);
Biên bản/HĐTV/HĐQT phê duyệt giao dịch lớn.
Đặc biệt, với các hợp đồng có giá trị lớn, cần kiểm tra:
Người ký có đúng thẩm quyền không;
Có cần nghị quyết phê duyệt nội bộ hay không;
Phạm vi đại diện còn hiệu lực hay đã thay đổi.
Ngoài ra, sau khi ký kết nên:
Gửi hợp đồng về trụ sở doanh nghiệp;
Có văn bản xác nhận giao dịch;
Lưu trữ email, thư từ, chứng từ trao đổi.
Đây sẽ là căn cứ quan trọng nếu xảy ra tranh chấp về sau.
Kết luận
Việc doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật là một bước tiến giúp tăng tính linh hoạt trong quản trị. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt cơ chế phân quyền và trách nhiệm pháp lý, chính sự “linh hoạt” đó lại có thể trở thành rủi ro lớn cho doanh nghiệp và cả đối tác.
Trong kinh doanh:
Có dấu đỏ chưa chắc đã an toàn.
Điều quan trọng là người ký có đúng thẩm quyền hay không.
Doanh nghiệp càng phát triển, càng cần xây dựng hệ thống quản trị pháp lý chặt chẽ để tránh những tranh chấp đáng tiếc và bảo vệ an toàn cho chính mình trong mọi giao dịch.
