Tại Việt Nam, rất nhiều doanh nghiệp khởi nghiệp hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng chính nhà riêng của giám đốc để làm văn phòng, trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh. Đây là giải pháp tiết kiệm chi phí khá phổ biến.

Tuy nhiên, phía sau câu chuyện tưởng chừng đơn giản đó lại là hàng loạt vấn đề về pháp lý, thuế và hồ sơ kế toán mà nếu xử lý sai, doanh nghiệp hoàn toàn có thể bị loại chi phí, truy thu thuế hoặc xử phạt.

Vậy giám đốc có được cho công ty thuê nhà không? Hợp đồng có hợp lệ? Ai là người nộp thuế? Công ty có được tính chi phí thuê nhà vào chi phí hợp lý không?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy định và cách xử lý thực tế.

1. Giám đốc có được cho công ty thuê nhà không?

Câu trả lời là: ĐƯỢC.

Giám đốc hoàn toàn có quyền cho chính công ty của mình thuê nhà làm văn phòng hoặc địa điểm kinh doanh nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp luật quy định.

Điều kiện để hợp đồng thuê nhà hợp lệ

Thứ nhất: Tài sản cho thuê phải là tài sản cá nhân

Nhà cho thuê phải là tài sản riêng của giám đốc, tách biệt với tài sản công ty. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm tránh nhầm lẫn giữa tài sản cá nhân và tài sản doanh nghiệp.

Thứ hai: Giao dịch phải được cơ quan quản lý công ty chấp thuận

Do đây là giao dịch có liên quan giữa công ty và người quản lý doanh nghiệp nên cần được:

• Hội đồng quản trị chấp thuận; hoặc
• Đại hội đồng cổ đông thông qua

tuỳ theo giá trị giao dịch và điều lệ công ty.

Nếu thiếu bước này, hợp đồng có thể bị xem là chưa đúng quy trình quản trị doanh nghiệp và tiềm ẩn rủi ro pháp lý, thuế.

2. Hợp đồng thuê nhà có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc.

Theo quy định hiện hành, hợp đồng thuê nhà ký từ ngày 01/07/2015 trở đi không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực, trừ khi các bên có nhu cầu.

Điều này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi ký hợp đồng thuê nhà giữa cá nhân và công ty.

3. Tiền thuê nhà có bắt buộc chuyển khoản không?

Không bắt buộc trong trường hợp cá nhân cho thuê không xuất hoá đơn.

Do khoản chi thuê nhà của cá nhân thường không có hoá đơn VAT nên doanh nghiệp vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt nếu đáp ứng đủ hồ sơ chứng từ theo quy định.

Tuy nhiên, trên thực tế, doanh nghiệp nên chuyển khoản để:

• Tăng tính minh bạch
• Hạn chế rủi ro thuế
• Dễ giải trình khi thanh tra kiểm tra

4. Cá nhân cho thuê nhà có phải xuất hoá đơn không?

Thông thường: Không bắt buộc.

Cá nhân cho thuê tài sản không nhất thiết phải xuất hoá đơn trong nhiều trường hợp. Hồ sơ kế toán của doanh nghiệp chủ yếu gồm:

• Hợp đồng thuê nhà
• Giấy tờ sở hữu nhà
• Chứng từ thanh toán
• Chứng từ nộp thuế (nếu có)

5. Cho công ty thuê nhà phải nộp những loại thuế nào?

Khi cá nhân cho công ty thuê nhà, có thể phát sinh 3 loại thuế và lệ phí sau:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
• Lệ phí môn bài

Trường hợp doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm

Nếu tổng doanh thu cho thuê dưới 100 triệu đồng/năm thì:

• Không phải nộp thuế GTGT
• Không phải nộp thuế TNCN
• Không phải nộp lệ phí môn bài

Trường hợp doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên

Cá nhân phải nộp:

Thuế GTGT

Thuế GTGT=Doanh thu tính thuế×5%

Thuế TNCN

Thuế TNCN=Doanh thu tính thuế×5%

Ngoài ra còn phát sinh lệ phí môn bài theo doanh thu:

6. Ví dụ thực tế: Giám đốc cho công ty thuê nhà 300 triệu/tháng

Giả sử:

• Anh A là giám đốc Công ty ABC
• Giá thuê nhà: 300 triệu/tháng
• Tổng doanh thu thuê nhà: 3,6 tỷ/năm

Trường hợp 1: Giá thuê đã bao gồm thuế, cá nhân tự nộp thuế

Anh A phải nộp:

• Thuế GTGT: 15 triệu/tháng
• Thuế TNCN: 15 triệu/tháng
• Lệ phí môn bài: 1 triệu/năm

Tổng chi phí thuê nhà công ty được ghi nhận:

• 3,6 tỷ đồng/năm

Trường hợp 2: Công ty khai và nộp thuế thay cá nhân

Doanh nghiệp có thể thoả thuận nộp thuế thay cho giám đốc.

Khi đó:

• Công ty thực hiện kê khai
• Công ty nộp toàn bộ thuế vào ngân sách
• Khoản thuế nộp thay được tính vào chi phí hợp lý nếu hồ sơ đầy đủ

Đây là mô hình rất phổ biến trên thực tế vì giúp cá nhân đơn giản thủ tục.

Trường hợp 3: Giá thuê chưa bao gồm thuế

Đây là trường hợp nhiều doanh nghiệp dễ sai nhất.

Khi hợp đồng ghi “giá thuê chưa bao gồm thuế”, doanh thu tính thuế sẽ phải quy đổi ngược theo công thức:

Doanh thu tıˊnh thue^ˊ=Giaˊ thue^0.9Doanh\ thu\ tính\ thuế = \frac{Giá\ thuê}{0.9}Doanh thu tıˊnh thue^ˊ=0.9Giaˊ thue^​

Điều này khiến:

• Thuế phải nộp tăng lên
• Tổng chi phí thực tế của doanh nghiệp cao hơn đáng kể

7. Hồ sơ cần có để chi phí thuê nhà được chấp nhận

Để chi phí thuê nhà được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ:

• Hợp đồng thuê nhà
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/quyền sở hữu nhà
• Chứng từ thanh toán
• Biên bản họp HĐQT/ĐHĐCĐ chấp thuận giao dịch
• Chứng từ nộp thuế thay (nếu có)

Ngoài ra, sau khi ký hợp đồng thuê nhà, công ty cần:

• Thông báo địa điểm kinh doanh
• Cập nhật thông tin với Sở Kế hoạch và Đầu tư
• Kê khai lệ phí môn bài đúng quy định

8. Chi phí sửa chữa nhà thuê có được tính vào chi phí công ty không?

Có, nhưng phải đáp ứng đủ hồ sơ.

Doanh nghiệp cần:

• Hợp đồng thuê quy định rõ bên thuê được sửa chữa
• Biên bản hiện trạng hư hỏng
• Dự toán sửa chữa
• Hồ sơ nghiệm thu
• Chứng từ thanh toán

Lưu ý:

• Chi phí sửa chữa thường phải phân bổ tối đa trong 3 năm
• Thuế GTGT của chi phí sửa chữa nhà thuê thường không được khấu trừ

9. Sau khi hết thời hạn thuê, công ty có được yêu cầu chủ nhà hoàn trả chi phí cải tạo không?

Điều này phụ thuộc vào thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng.

Nếu được chủ nhà đồng ý, bên thuê có thể:

• Cải tạo tài sản
• Làm tăng giá trị căn nhà
• Yêu cầu thanh toán lại phần chi phí hợp lý khi kết thúc hợp đồng

Vì vậy, doanh nghiệp nên quy định thật rõ ngay từ đầu để tránh tranh chấp về sau.

Kết luận

Việc giám đốc cho chính công ty của mình thuê nhà là hoàn toàn hợp pháp và rất phổ biến trong thực tế. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những nghiệp vụ dễ bị cơ quan thuế kiểm tra do liên quan đến:

• Giao dịch với bên liên quan
• Chi phí thuê nhà giá trị lớn
• Thuế GTGT và TNCN cho thuê tài sản

Chỉ cần thiếu hồ sơ hoặc xử lý sai quy định, doanh nghiệp có thể:

• Bị loại chi phí
• Truy thu thuế
• Phạt chậm nộp
• Phạt kê khai sai

Vì vậy, doanh nghiệp cần hoàn thiện đầy đủ hồ sơ kế toán – thuế ngay từ đầu để vừa tối ưu chi phí, vừa đảm bảo an toàn pháp lý lâu dài.

Author: Thuý Quỳnh