Ở bài trước, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu tầm quan trọng của việc bàn giao hồ sơ chứng từ giữa kế toán mới và kế toán cũ. Phần này sẽ hướng dẫn bạn từng bước cụ thể về cách bàn giao các hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp. Đây là phần quan trọng nhất vì nó liên quan trực tiếp đến hoạt động hàng ngày của
doanh nghiệp.
PHẦN 1 – BÀN GIAO HỒ SƠ CHỨNG TỪ NỘI BỘ
1. Bàn giao sổ quỹ tiền mặt
Tại sao phải bàn giao sổ quỹ tiền mặt?
Tiền mặt là tài sản lưu động quan trọng nhất của doanh nghiệp. Việc kiểm soát chặt chẽ tiền mặt không chỉ giúp tránh thất thoát mà còn đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính. Theo kinh nghiệm của tôi, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn lớn chỉ vì không kiểm soát được dòng tiền mặt.
Các bước thực hiện:
Chốt số liệu với thủ quỹ: Kế toán cũ phải làm việc trực tiếp với thủ quỹ để xác định chính xác số tiền mặt thực tế tại thời điểm bàn giao. Việc này phải được thực hiện bằngcách đếm trực tiếp từng tờ tiền, từng đồng xu.
Đối chiếu sổ sách với thực tế: So sánh số tiền thực tế với số liệu ghi trong sổ kế toán. Nếu có chênh lệch, phải tìm hiểu nguyên nhân và xử lý ngay.
Về chứng từ liên quan:
Nếu doanh nghiệp có sử dụng phiếu thu, phiếu chi, cần sắp xếp theo thứ tự thời gian và đánh số liên tục. Ví dụ: “Phiếu thu từ số 001 đến số 050 tháng 12/2024”. Điều này giúp dễ dàng kiểm tra và truy vết khi cần thiết.
Lưu ý đặc biệt: Ghi rõ số thứ tự của từng loại phiếu vào bìa bên ngoài hồ sơ để tiện tra cứu.
Ví dụ: “Phiếu thu từ số 001 đến số 025, Phiếu chi từ số 001 đến số 030”.
2. Bàn giao quỹ ngân hàng
Tầm quan trọng của việc bàn giao quỹ ngân hàng:
Ngân hàng là nơi doanh nghiệp gửi phần lớn tài sản tiền tệ. Việc bàn giao không chính xác có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong việc quản lý dòng tiền và thanh toán.
Chốt số liệu đến thời điểm hiện tại: Xác định chính xác số dư tài khoản ngân hàng tại thời điểm bàn giao.
Đối chiếu với sổ phụ ngân hàng: So sánh số liệu trên sổ kế toán với sao kê ngân hàng để đảm bảo tính chính xác.
Lập chứng từ ngân hàng nhận theo hồ sơ bên thứ ba: Đây là điểm quan trọng mà nhiều kế toán thường bỏ qua. Cần có xác nhận bằng văn bản từ ngân hàng về số dư tài khoản tại thời điểm bàn giao.
Kinh nghiệm thực tế: Tôi khuyên nên in sao kê ngân hàng ngay tại thời điểm bàn giao và yêu cầu ngân hàng đóng dấu xác nhận. Điều này sẽ tránh được những tranh cãi không đáng có sau này.
3. Bàn giao công nợ phải trả nhà cung cấp
Tại sao công nợ phải trả lại quan trọng?
Công nợ phải trả thể hiện các khoản tiền mà doanh nghiệp đang nợ các nhà cung cấp. Việc quản lý không tốt có thể ảnh hưởng đến uy tín và mối quan hệ kinh doanh.
Các bước thực hiện chi tiết:
- Lập bảng tổng hợp công nợ: Kế toán cũ phải chuẩn bị một bảng tổng hợp chi tiết về công nợ của từng nhà cung cấp, bao gồm:
• Tên nhà cung cấp
• Số tiền nợ
• Thời gian phát sinh
• Hạn thanh toán
• Tình trạng thanh toán - Đối chiếu số liệu chi tiết: So sánh từng khoản công nợ cụ thể với bảng tổng hợp để đảm bảo không có sai sót.
- Đối chiếu với nhà cung cấp (nếu có thời gian): Đây là bước lý tưởng nhưng không phải lúc nào cũng thực hiện được do hạn chế về thời gian. Tuy nhiên, nếu có thể, việc này sẽ giúp kế toán mới tránh được nhiều rắc rối.
Về hồ sơ chứng từ cần bàn giao:
Sắp xếp theo từng nhà cung cấp và theo thứ tự thời gian, bao gồm:
• Báo giá của nhà cung cấp: Để biết được giá cả thỏa thuận ban đầu
• Hợp đồng: Quy định rõ các điều khoản thanh toán và giao hàng
• Đơn đặt hàng: Xác nhận về số lượng và chủng loại hàng hóa
• Biên bản giao hàng/Phiếu xuất kho: Chứng minh hàng hóa đã được giao nhận
• Đối chiếu công nợ: Xác nhận về số tiền còn nợ
Lưu ý đặc biệt cho doanh nghiệp xây dựng:
Đối với các doanh nghiệp xây dựng, việc quản lý công nợ theo từng công trình là rất quan
trọng. Cần sắp xếp hồ sơ theo từng nhà cung cấp và từng công trình cụ thể. Điều này giúp
dễ dàng theo dõi chi phí và tiến độ thanh toán của từng dự án
4. Bàn giao công nợ phải thu
Công nợ phải thu là tài sản của doanh nghiệp, thể hiện các khoản tiền mà khách hàng đang nợ. Việc quản lý tốt sẽ giúp đảm bảo dòng tiền và giảm thiểu rủi ro nợ xấu.
Quy trình bàn giao tương tự công nợ phải trả:
- Lập bảng tổng hợp công nợ phải thu theo từng khách hàng
- Đối chiếu số liệu chi tiết để đảm bảo tính chính xác
- Đối chiếu với khách hàng (nếu có điều kiện)
- Sắp xếp hồ sơ chứng từ theo từng khách hàng và thời gian
Kinh nghiệm quý báu: Tôi khuyên nên phân loại công nợ phải thu theo độ tuổi nợ (dưới 30 ngày, 30-60 ngày, 60-90 ngày, trên 90 ngày). Điều này giúp kế toán mới nhanh chóng xác định được những khoản nợ cần ưu tiên thu hồi
5. Bàn giao công nợ tạm ứng mua vật tư, đi công tác
Công nợ tạm ứng là gì?
Đây là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã tạm ứng cho nhân viên để mua vật tư, đi công tác, hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác. Nhân viên có nghĩa vụ hoàn ứng hoặc báo cáo chi tiết về việc sử dụng số tiền này.
Các bước bàn giao:
- Lập bảng tổng hợp công nợ tạm ứng của từng nhân viên
- Đối chiếu số liệu chi tiết với từng khoản tạm ứng cụ thể
- Đối chiếu và chốt với nhân viên (nếu có thời gian)
Hồ sơ chứng từ cần bàn giao:
Sắp xếp theo từng nhân viên và theo thứ tự thời gian:
•Phiếu tạm ứng tiền từng đợt: Ghi rõ mục đích sử dụng và số tiền
•Hồ sơ hoàn ứng theo từng đợt: Bao gồm các chứng từ chứng minh việc chi tiêu
Lưu ý quan trọng: Cần kiểm tra kỹ tình trạng hoàn ứng của từng nhân viên. Những khoản tạm ứng quá hạn cần được xử lý ngay để tránh ảnh hưởng đến tài chính doanh nghiệp.
6. Bàn giao công nợ lương
Đặc điểm của công nợ lương:
Công nợ lương bao gồm các khoản tiền lương đã tính nhưng chưa trả, hoặc các khoản phụ cấp, thưởng đang chờ thanh toán. Đây là khoản nợ có tính chất nhạy cảm vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.
Quy trình bàn giao:
- Lập bảng tổng hợp công nợ lương của từng nhân viên
- Đối chiếu số liệu chi tiết với bảng chấm công và các quyết định về lương
- Đối chiếu và chốt với nhân viên để tránh tranh chấp
Kinh nghiệm thực tế: Nên có xác nhận bằng văn bản từ từng nhân viên về số tiền lương còn nợ. Điều này sẽ tránh được những hiểu lầm và tranh cãi không đáng có.
7. Bàn giao hồ sơ lương, BHXH, thưởng
Hồ sơ lương không chỉ phục vụ cho việc tính toán và chi trả lương mà còn là cơ sở để thực hiện các nghĩa vụ với bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.
Các loại hồ sơ cần bàn giao:
Sắp xếp theo từng tháng và theo thứ tự thời gian:
• Bảng thanh toán lương: Ghi rõ lương cơ bản, phụ cấp, khấu trừ của từng nhân viên
• Bảng chấm công: Căn cứ để tính lương theo thời gian làm việc thực tế
• Bảng nghiệm thu, thanh toán khối lượng: Đối với những công việc tính lương theo sản phẩm
• Bảng tiền thưởng: Các khoản thưởng đặc biệt, thưởng lễ tết
Hồ sơ BHXH: Nhận theo hồ sơ thuế và sắp xếp theo từng tháng. Cần đặc biệt chú ý đến:
• Danh sách người tham gia BHXH
• Mức đóng BHXH của từng người
• Các thay đổi về nhân sự trong tháng
Lưu ý quan trọng: Hồ sơ lương và BHXH có liên quan mật thiết đến quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp với nhà nước. Việc bàn giao phải được thực hiện cẩn thận và có xác nhận rõ ràng.
8. Bàn giao hàng tồn kho
Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại và sản xuất. Việc quản lý không chính xác có thể dẫn đến thất thoát tài sản và sai lệch trong báo cáo tài chính.
Đối với doanh nghiệp thương mại:
Quy trình bàn giao:
- Lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho hàng hóa (Tài khoản 156): Đây là bảng tổng hợp thể hiện tình hình nhập kho, xuất kho và số lượng hàng hóa còn tồn tại thời điểm bàn giao.
- Đối chiếu từng loại hàng hóa: So sánh số liệu trên sổ sách với thực tế từng mặt hàng để đảm bảo tính chính xác.
- Kiểm kê kho hàng hóa: Nếu có thể thực hiện được, việc kiểm kê thực tế sẽ giúp phát hiện những sai lệch giữa sổ sách và thực tế. Đây là bước rất quan trọng nhưng cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận.
Kinh nghiệm thực tế: Tôi khuyên nên thực hiện kiểm kê ít nhất đối với những mặt hàng có giá trị lớn hoặc dễ thất thoát. Việc này sẽ giúp kế toán mới có cái nhìn chính xác về tình hình tài sản của doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp sản xuất
Các loại hàng tồn kho cần bàn giao:
- Vật tư, công cụ (Tài khoản 152, 153):
•Lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ
•Đối chiếu sổ chi tiết của từng loại vật tư, công cụ với bảng tổng hợp - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (Tài khoản 154):
•Bàn giao bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
•Đối chiếu chi tiết của từng loại sản phẩm với bảng tổng hợp - Thành phẩm (Tài khoản 155):
•Bàn giao bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho thành phẩm
•Đối chiếu sổ chi tiết của từng loại thành phẩm với bảng tổng hợp
Lưu ý đặc biệt: Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý chi phí dở dang rất phức tạp.
Cần có sự giải thích chi tiết từ kế toán cũ về phương pháp tính toán và phân bổ chi phí.
Đối với doanh nghiệp dịch vụ
Doanh nghiệp dịch vụ thường không có hàng tồn kho nhiều, nhưng vẫn có chi phí dở dang cần quản lý.
Quy trình bàn giao:
- Bàn giao bảng tổng hợp chi phí SXKD trên Tài khoản 154 của toàn bộ dịch vụ
- Đối chiếu chi tiết từng loại dịch vụ với bảng tổng hợp
Ví dụ thực tế: Một công ty tư vấn có thể có chi phí dở dang cho các dự án tư vấn đang thực hiện. Việc bàn giao cần ghi rõ tình trạng của từng dự án và chi phí đã phát sinh
Đối với doanh nghiệp xây dựng
Doanh nghiệp xây dựng có đặc điểm riêng là quản lý theo từng công trình cụ thể, mỗi công trình có thể kéo dài nhiều tháng hoặc nhiều năm.
Quy trình bàn giao:
- Vật tư, công cụ theo từng công trình:
•Bàn giao bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ (TK 152, 153) của từng
công trình
•Cần phân biệt rõ vật tư của công trình nào để tránh nhầm lẫn - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang:
•Bàn giao bảng tổng hợp chi phí SXKD TK 154 của các công trình
•Đối chiếu chi tiết TK 154 của từng công trình với bảng tổng hợp
Kinh nghiệm quý báu: Đối với doanh nghiệp xây dựng, tôi khuyên nên lập một bảng tổng
hợp tình hình các công trình, bao gồm:
•Tên công trình
•Thời gian bắt đầu và dự kiến hoàn thành
•Giá trị hợp đồng
•Chi phí đã phát sinh
•Tỷ lệ hoàn thành
•Các vấn đề tồn tại (nếu có)
9. Bàn giao về kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh phản ánh hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong một kỳ nhất định. Việc bàn giao thông tin này giúp kế toán mới hiểu rõ tình hình tài chính và đưa ra những quyết định phù hợp.
Nội dung cần bàn giao (nếu có):
- Báo cáo kết quả kinh doanh tạm thời: Thể hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận trong kỳ
- Phân tích chi tiết các khoản doanh thu: Theo từng loại sản phẩm, dịch vụ hoặc khách hàng
- Phân tích chi tiết các khoản chi phí: Phân loại theo tính chất và mục đích sử dụng
- Các chỉ tiêu tài chính quan trọng: Như tỷ suất lợi nhuận, hiệu quả sử dụng tài sản
Lưu ý đặc biệt: Thông thường, trong năm hiện tại, kế toán thuế tại các doanh nghiệp chỉ mới kê khai thuế và hạch toán chủ yếu về đầu vào và đầu ra. Các phần cân đối về lương và chi phí phúc lợi thường chỉ mới là tạm tính, chưa chính xác hoàn toàn. Do vậy, việc cân đối để cho doanh thu và chi phí một cách hợp lý thường sẽ do kế toán mới thực hiện sau khi tiếp nhận.
PHẦN 2 – BÀN GIAO HỒ SƠ THUẾ
Hồ sơ thuế là một trong những phần quan trọng nhất trong việc bàn giao kế toán. Việc sai sót trong hồ sơ thuế có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bị phạt, bị truy thu thuế, hoặc thậm chí bị khởi tố hình sự trong những trường hợp nghiêm trọng.
Theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp có nghĩa vụ kê khai thuế đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn [4]. Việc bàn giao hồ sơ thuế không đúng cách có thể làm gián đoạn quá trình kê khai và nộp thuế, gây ra những rủi ro không đáng có.
- Bàn giao chứng từ, hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp
Điều lệ của doanh nghiệp: Đây là văn bản quan trọng nhất, quy định về cơ cấu tổ chức, quyền hạn và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Đăng ký kinh doanh: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng: Bao gồm hợp đồng mở tài khoản, mẫu chữ ký, con dấu đã đăng ký với ngân hàng.
Mẫu 08 về việc đăng ký tài khoản: Theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải đăng ký hệ thống tài khoản kế toán sử dụng [2].
Phương pháp trích khấu hao: Quy định về cách thức tính và trích khấu hao tài sản cố định.
Quy chế tài chính, quy chế lương thưởng: Nếu kế toán cũ đã lập, cần bàn giao để đảm bảo tính liên tục
Đăng ký MST cá nhân, đăng ký giảm trừ người phụ thuộc: Liên quan đến việc tính thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.
Hồ sơ người lao động: Hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, bảo hiểm xã hội.
Định mức nguyên vật liệu: Đối với doanh nghiệp sản xuất, cần có định mức sử dụng nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.
Kinh nghiệm thực tế: Tôi khuyên nên lập một danh mục chi tiết tất cả các hồ sơ pháp lý và vị trí lưu trữ của chúng. Điều này sẽ giúp kế toán mới dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết.
2. Bàn giao hồ sơ kê khai thuế
Hồ sơ khai thuế GTGT (Giá trị gia tăng)
Thuế GTGT là loại thuế quan trọng nhất đối với hầu hết các doanh nghiệp. Việc kê khai không chính xác có thể dẫn đến bị phạt hoặc mất quyền khấu trừ thuế đầu vào.
Nội dung cần bàn giao:
- Nhận hóa đơn đầu ra, đầu vào kèm tờ khai GTGT:
• Hóa đơn đầu vào: Các hóa đơn mua hàng, dịch vụ từ nhà cung cấp
• Hóa đơn đầu ra: Các hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng
• Tờ khai thuế GTGT đã nộp cho cơ quan thuế - Đối chiếu bảng kê hóa đơn:
• So sánh bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra với hóa đơn thực tế
• Kiểm tra xem có hóa đơn nào thiếu hoặc chưa được kê khai không - Sắp xếp hóa đơn theo tháng/quý:
•Các hóa đơn đầu vào tháng (quý) nào nên kẹp ngay sau tờ khai thuế GTGT của tháng
(quý) đó
•Điều này giúp kiểm soát dễ dàng và thuận tiện khi cơ quan thuế vào kiểm tra
Lưu ý quan trọng: Hiện tại hồ sơ khai thuế không yêu cầu gửi bảng kê kèm theo, nhưng khi
nhận bàn giao thì yêu cầu kế toán cũ bàn giao bảng kê mua vào và bán ra để kế toán mới có
thể đối chiếu và kiểm tra
Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Thu nhập cá nhân)
Thuế TNCN liên quan đến thu nhập của người lao động. Doanh nghiệp có nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay cho nhân viên.
Nội dung bàn giao:
- Tờ khai khấu trừ thuế TNCN hàng tháng/quý
- Danh sách người lao động và mức thuế khấu trừ
- Các quyết định về giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc
3. Bàn giao hợp đồng
Hợp đồng là cơ sở pháp lý cho mọi giao dịch kinh tế. Việc quản lý hợp đồng tốt sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi và thực hiện đúng nghĩa vụ.
Phân loại hợp đồng cần bàn giao:
- Hợp đồng đầu vào và hồ sơ đi kèm:
•Hợp đồng mua hàng, dịch vụ từ nhà cung cấp
•Phụ lục, biên bản thỏa thuận bổ sung
•Biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng - Hợp đồng đầu ra và hồ sơ đi kèm:
•Hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng
•Các văn bản liên quan đến việc thực hiện hợp đồng
Nguyên tắc sắp xếp: Sắp xếp theo từng nhà cung cấp/khách hàng và theo thứ tự thời gian
để dễ dàng tra cứu.
4. Bàn giao chứng từ ngân hàng
- Chứng từ UNC (Ủy nhiệm chi): Các lệnh chuyển tiền, thanh toán qua ngân hàng
- Báo có: Thông báo về các khoản tiền nhận được
- Sổ phụ hoặc sao kê ngân hàng: Theo từng ngân hàng riêng biệt
Nguyên tắc sắp xếp: Đóng riêng theo từng ngân hàng và theo trình tự thời gian của một năm.
5. Bàn giao về hồ sơ lương và hồ sơ BHXH
Đây là những hồ sơ có tính chất nhạy cảm, liên quan trực tiếp đến quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của doanh nghiệp với cơ quan bảo hiểm xã hội.
Nội dung bàn giao:
- Hồ sơ BHXH: Nhận theo từng tháng, theo thông báo của bảo hiểm
- Hồ sơ lương, nhân công: Thường thì kế toán cũ chưa làm hoàn thiện được vì chưa cân đối được tổng thể chi phí về lương. Do vậy, sau khi nhận bàn giao, kế toán mới sẽ tiếp tục làm công việc này.
6. Bàn giao các chứng từ nộp tiền các loại thuế
Để biết được doanh nghiệp đang nợ các loại thuế nào và mức độ nợ thuế hiện tại.
Các loại chứng từ cần bàn giao:
- Chứng từ nộp thuế GTGT
- Chứng từ nộp thuế TNDN
- Chứng từ nộp thuế TNCN
- Chứng từ nộp các loại phí, lệ phí khá
7. Bàn giao về công nợ giống như nội bộ
Nội dung tương tự phần nội bộ:
- Công nợ phải thu
- Công nợ phải trả
- Công nợ lương (nếu có)
- Công nợ tạm ứng (nếu có)
8. Bàn giao hàng tồn kho giống như nội bộ ở trên
9. Bàn giao phần bổ CCDC và khấu hao TSCĐ
Đối với Công cụ dụng cụ (CCDC):
- Danh mục CCDC: Liệt kê tất cả công cụ dụng cụ đang sử dụng
- Phương pháp phân bổ: Cách thức tính toán và phân bổ giá trị CCDC
- Tiến độ phân bổ: Số tiền đã phân bổ và số tiền còn lại
Đối với Tài sản cố định (TSCĐ): - Danh mục TSCĐ: Bao gồm tên, nguyên giá, thời gian sử dụng
- Phương pháp khấu hao: Đường thẳng, số dư giảm dần, hoặc theo sản lượng
- Tiến độ khấu hao: Số tiền đã khấu hao và giá trị còn lại
10. Bàn giao phần hạch toán
Thường thì trong năm hiện tại, kế toán thuế tại các doanh nghiệp chỉ mới kê khai thuế và hạch toán chủ yếu về đầu vào và đầu ra. Các phần cân đối về lương và chi phí phúc lợi thường chỉ mới là tạm tính, chưa chính xác.
Công việc của kế toán mới:
Do vậy, phần cân đối để cho doanh thu và chi phí một cách hợp lý thì sau khi tiếp nhận, kế toán mới phải làm. Điều này đòi hỏi kế toán mới phải có kiến thức vững vàng và kinh nghiệm thực tế.
11. Khi bàn giao – Liệt kê các công việc tồn tại
Đây là bước cuối cùng nhưng rất quan trọng trong quá trình bàn giao. Việc liệt kê rõ ràng các công việc chưa hoàn thành sẽ giúp kế toán mới có kế hoạch xử lý phù hợp.
Yêu cầu đối với kế toán cũ:
Liệt kê hết các công việc tồn tại (nếu có), ghi cụ thể chi tiết từng loại công việc mà kế toán cũ đang vướng mắc chưa xử lý được hoặc đang làm dở dang chưa xong. Như vậy thì kế toán mới nắm bắt được tiếp theo mình cần làm những gì.
Ví dụ các công việc tồn tại thường gặp:
- Các hóa đơn chưa được ghi sổ
- Công nợ chưa đối chiếu được với khách hàng/nhà cung cấp
- Các khoản chi phí chưa được phân bổ
- Tài sản cố định chưa tính khấu hao
- Các vấn đề tranh chấp với cơ quan thuế
PHẦN 3 – BÀN GIAO HỒ SƠ THUẾ CỦA CÁC NĂM TRƯỚC
Hồ sơ thuế của các năm trước không chỉ có giá trị lưu trữ mà còn có thể được cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra bất cứ lúc nào trong thời hạn 10 năm (theo quy định của Nghị định 174/2016/NĐ-CP) [3]. Việc bàn giao không đầy đủ có thể gây khó khăn lớn khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
- Bàn giao báo cáo thuế năm
Các loại báo cáo cần bàn giao:
- Báo cáo tài chính các năm: Bao gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Quyết toán thuế TNDN các năm: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp
- Quyết toán thuế TNCN các năm: Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân
- Bản cứng sổ sách kế toán các năm: Sổ cái, sổ chi tiết, sổ nhật ký
- Tờ khai, bảng kê thuế các tháng/quý của các năm: Tất cả các tờ khai đã nộp trong năm
2. Hồ sơ khai báo thuế & chứng từ thu chi liên quan
Nguyên tắc sắp xếp:
Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng/quý theo tuần tự của bảng kê khai thuế đầu vào, đầu ra đã nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng/quý. Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính.
Nội dung cụ thể:
- Lệ phí môn bài
- Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng/quý
- Tờ khai khấu trừ thuế TNCN hàng tháng/quý
- Các chứng từ gốc: Hóa đơn đầu vào, đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đã nộp cho cơ quan thuế, được đóng thành quyển (mỗi tháng/quý một quyển)
- Kiểm tra các chứng từ đi kèm: Phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi của hóa đơn báo cáo trên bảng kê đã đầy đủ chưa.
3. Hợp đồng kinh tế và các hồ sơ đi kèm hợp đồng
Nguyên tắc bàn giao:
Bàn giao theo từng nhà cung cấp và theo từng khách hàng theo thứ tự thời gian của từng năm (năm nào cho vào năm đó).
Đối với hợp đồng kinh tế:
- Ghi chú những hợp đồng kinh tế mà chưa xuất hóa đơn
- Nếu là doanh nghiệp xây dựng: Chú ý thêm những hợp đồng kinh tế mà đã xuất hóa đơn, nghiệm thu, thanh lý
Liệt kê danh sách các công trình (đối với doanh nghiệp xây dựng): - Danh sách công trình đang thi công dở dang còn treo TK 154
- Danh sách công trình đã thi công xong và hoàn thành nghiệm thu
Bao gồm thông tin: Thời gian từ ngày nào đến ngày nào kết thúc
PHẦN 4 – LƯU Ý QUAN TRỌNG
1, Biên bản bàn giao
Biên bản bàn giao là văn bản pháp lý quan trọng, xác định rõ trách nhiệm của từng bên trong quá trình chuyển giao công việc. Theo kinh nghiệm của tôi, một biên bản bàn giao chi tiết và rõ ràng sẽ tránh được nhiều tranh cãi không đáng có sau này.
Nội dung biên bản bàn giao cần có:
- Thông tin cơ bản:
•Tên doanh nghiệp
•Thời gian bàn giao
•Họ tên, chức vụ của người bàn giao và người nhận bàn giao - Danh mục tài liệu bàn giao:
•Liệt kê chi tiết từng loại hồ sơ, chứng từ
•Số lượng tài liệu cụ thể
•Tình trạng của tài liệu - Các vấn đề tồn tại:
•Những công việc chưa hoàn thành
•Các vấn đề cần lưu ý đặc biệt
•Hướng dẫn xử lý (nếu có) - Cam kết của các bên:
•Cam kết về tính chính xác của thông tin, Trách nhiệm của từng bên sau khi bàn giao
2. Thời gian thực hiện bàn giao
Nguyên tắc về thời gian:
Việc bàn giao không nên thực hiện vội vàng. Theo kinh nghiệm, một quy trình bàn giao hoàn chỉnh thường cần từ 3-7 ngày làm việc, tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp.
Lịch trình đề xuất:
- Ngày 1-2: Bàn giao hồ sơ nội bộ và chứng từ hiện tại
- Ngày 3-4: Bàn giao hồ sơ thuế và tài liệu pháp lý
- Ngày 5-6: Bàn giao hồ sơ các năm trước và kiểm tra tổng thể
- Ngày 7: Lập biên bản bàn giao và hoàn tất thủ tục
3. Trách nhiệm của các bên
Trách nhiệm của kế toán cũ:
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu: Sắp xếp, phân loại tất cả hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định
- Giải thích rõ ràng: Hướng dẫn kế toán mới về đặc điểm, quy trình làm việc của doanh nghiệp
- Liệt kê công việc tồn tại: Ghi rõ những việc chưa hoàn thành và cách xử lý
- Hỗ trợ trong thời gian chuyển tiếp: Sẵn sàng giải đáp thắc mắc trong thời gian hợp lý
Trách nhiệm của kế toán mới: - Kiểm tra kỹ lưỡng: Đối chiếu, kiểm tra tính chính xác của tài liệu nhận bàn giao
- Đặt câu hỏi: Không ngại hỏi về những điểm chưa rõ
- Ghi chép chi tiết: Lưu lại những thông tin quan trọng được hướng dẫn
- Tiếp nhận trách nhiệm: Cam kết thực hiện đúng quy định và bảo mật thông tin
Trách nhiệm của doanh nghiệp: - Tạo điều kiện: Đảm bảo thời gian và không gian phù hợp cho việc bàn giao
- Giám sát quá trình: Cử người có thẩm quyền theo dõi và xác nhận
- Lưu trữ biên bản: Bảo quản biên bản bàn giao như một tài liệu quan trọng
4. Những sai lầm thường gặp và cách tránh
Sai lầm 1: Bàn giao vội vàng
Nhiều doanh nghiệp muốn hoàn thành việc bàn giao nhanh chóng, dẫn đến bỏ sót nhiều thông tin quan trọng. Điều này có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng về sau.
Cách tránh: Lập kế hoạch bàn giao chi tiết và dành đủ thời gian cho từng bước.
Sai lầm 2: Không kiểm tra kỹ lưỡng
Kế toán mới thường tin tưởng hoàn toàn vào kế toán cũ mà không kiểm tra lại, dẫn đến phát hiện sai sót muộn màng.
Cách tránh: Luôn đối chiếu, kiểm tra mẫu thử với một số chứng từ quan trọng.
Sai lầm 3: Không ghi chép đầy đủ
Nhiều thông tin quan trọng chỉ được truyền đạt bằng lời nói mà không được ghi chép lại, dẫn đến quên hoặc hiểu sai.
Cách tránh: Ghi chép chi tiết mọi hướng dẫn và yêu cầu xác nhận bằng văn bản.
Từ góc độ tư vấn, người đồng hành cùng CEO, tôi nhận thấy rằng việc bàn giao kế toán đúng cách không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Một quy trình bàn giao tốt sẽ:
- Đảm bảo tính liên tục: Hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn
- Giảm thiểu rủi ro: Tránh được những sai sót và vi phạm pháp luật
- Nâng cao hiệu quả: Kế toán mới có thể nhanh chóng đi vào hoạt động
- Bảo vệ quyền lợi: Của tất cả các bên liên quan
Trong bối cảnh pháp luật về kế toán và thuế ngày càng được hoàn thiện và siết chặt, việc tuân thủ đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ mà còn là lợi thế cạnh tranh. Những doanh nghiệp có hệ thống kế toán minh bạch, chính xác sẽ dễ dàng tiếp cận các nguồn vốn, mở rộng kinh doanh và xây dựng uy tín trên thị trường.
Thông qua bài viết này, tôi đã chia sẻ những kinh nghiệm thực tế và hướng dẫn chi tiết dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.
Hy vọng rằng những thông tin này sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện việc bàn giao một cách chuyên nghiệp, đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên liên quan. Hãy nhớ rằng, đầu tư thời gian và công sức cho việc bàn giao đúng cách hôm nay sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và rủi ro trong tương lai.
