Là một người chủ doanh nghiệp, đã bao giờ bạn tự hỏi:
- Tại sao mình cứ mãi luẩn quẩn trong mớ sổ sách, giấy tờ?
- Tại sao dòng tiền đứt gãy, dù doanh thu trông có vẻ tốt?
- Tại sao phòng kế toán làm việc rất chăm chỉ mà mình vẫn cảm thấy bất an, không nắm được “sức khỏe” thực sự của công ty?
Nếu bạn đã từng có những suy nghĩ đó, thì bạn không hề đơn độc. Đó chính là “nỗi đau” chung của rất nhiều CEO đang ngày đêm chèo lái con thuyền doanh nghiệp vượt qua sóng gió thương trường.
Vừa rồi trò chuyện với một chủ doanh nghiệp tại Hà nội, anh ấy đã chia sẻ một mong muốn tưởng chừng rất đơn giản: “Muốn quy về 1 số”.
Câu nói ngắn gọn này thực ra lại chứa đựng cả một khát khao lớn lao:
- Một con số về Lợi nhuận: Biết chính xác mỗi tháng, mỗi quý, công ty đang lãi hay lỗ bao nhiêu. Không phải là những con số ước chừng, cảm tính.
- Một con số về Dòng tiền: Nắm rõ tiền vào, tiền ra, để không bao giờ rơi vào tình trạng “lãi trên giấy” nhưng tài khoản thì cạn kiệt, đến kỳ trả lương cho nhân viên hay thanh toán cho nhà cung cấp lại phải chạy vạy khắp nơi.
- Một con số về Tồn kho: Hiểu rõ giá trị hàng tồn kho, đâu là hàng bán chạy, đâu là hàng “chết” để có chiến lược kinh doanh phù hợp.
Cái “một sổ” ấy chính là sự minh bạch, rõ ràng và kiểm soát được tình hình tài chính. Đó là nền tảng cốt lõi để một người chủ có thể thực sự “vững vàng, yên tâm kinh doanh”. Hậu phương vững chắc, tiền tuyến vững tâm.
Phòng kế toán 1 người – Liệu có đủ để “yên tâm”?
Nhiều doanh nghiệp khởi đầu với quy mô nhỏ, và việc chỉ có một kế toán viên duy nhất là điều dễ hiểu. Tuy nhiên, khi công ty lớn dần, sự phụ thuộc vào một cá nhân duy nhất sẽ tiềm ẩn rất nhiều rủi ro:
- Quá tải: Một người khó có thể quán xuyến hết mọi việc từ báo cáo thuế, xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ, đến việc phân tích số liệu cho ban lãnh đạo.
- Thiếu tính kiểm soát chéo: Không có người thứ hai để kiểm tra, đối chiếu, sai sót rất dễ xảy ra và khó được phát hiện kịp thời.
- Rủi ro nhân sự: Nếu người kế toán đó đột ngột nghỉ việc, toàn bộ hệ thống tài chính của bạn có thể bị “tê liệt”. Ai sẽ bàn giao? Dữ liệu nằm ở đâu?
Đây chính là lý do vì sao việc “setup một phòng kế toán vững vàng” không chỉ là mong muốn, mà là yêu cầu cấp thiết để doanh nghiệp phát triển bền vững.
Thuê ngoài hay tự xây dựng?
Từ câu chuyện trên, tôi có một vài nhận định và lời khuyên chân thành gửi đến các CEO:
- Hãy “xây” một hệ thống tài chính: Thay vì chỉ tìm một người để “làm cho xong việc”, bạn cần một hệ thống bài bản. Hệ thống này bao gồm quy trình rõ ràng, phần mềm hỗ trợ, và con người được đào tạo. Bạn có thể bắt đầu bằng việc thuê dịch vụ tư vấn, cố vấn tài chính để họ giúp bạn “vẽ đường” và xây dựng nền móng ban đầu.
- CEO phải biết đọc số liệu: Lời khuyên “Dù thuê em vẫn nên học”. Bạn không cần phải biết làm kế toán, nhưng bạn bắt buộc phải biết đọc các báo cáo tài chính. Giống như thuyền trưởng phải biết đọc bản đồ và la bàn, bạn phải hiểu được các chỉ số quan trọng để đưa ra quyết định đúng đắn. Khi bạn hiểu, bạn mới có thể giao việc hiệu quả và kiểm soát được công việc của phòng kế toán, dù là nhân viên nội bộ hay dịch vụ thuê ngoài.
- Đầu tư vào tri thức là đầu tư siêu lợi nhuận: Chi phí cho một khóa học về tài chính dành cho lãnh đạo hay một gói tư vấn setup hệ thống ban đầu có thể khiến bạn đắn đo. Nhưng hãy tin tôi, đó là khoản đầu tư khôn ngoan nhất. Nó giúp bạn tiết kiệm hàng trăm triệu, thậm chí hàng tỷ đồng từ những sai lầm tài chính trong tương lai, và quan trọng hơn, nó cho bạn sự bình an trong tâm trí để tập trung vào việc quan trọng nhất: phát triển kinh doanh.
Tựu chung lại, hành trình xây dựng một hệ thống tài chính – kế toán vững mạnh không phải là việc một sớm một chiều. Nó đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc cả về thời gian, tiền bạc và tâm huyết của người lãnh đạo. Nhưng phần thưởng bạn nhận lại sẽ vô cùng xứng đáng: một doanh nghiệp minh bạch, một nền tảng vững chắc và một sự an tâm thực sự để đưa công ty vươn xa.
Đừng để “nỗi đau” về tài chính kìm hãm sự phát triển của bạn.
