1. Không chiến lược:
Không xây dựng được định hướng chiến lược, mục tiêu, giải pháp chiến rõ ràng, doanh nghiệp phát triển theo cảm tính, bản năng nên sức cạnh tranh rất yếu kém.
2. Không kế hoạch:
Không có bộ kế hoạch đồng bộ từ cấp công ty đến cấp phòng ban, cấp nhân viên và phân rã ra kế hoạch tháng, tuần, ngày.
Không giao khoán được mục tiêu cho từng phòng ban và từng nhân sự.
3. Nhân sự không được tổ chức bài bản:
Việc tổ chức đội ngũ nhân sự lộn xộn, không có mô tả chức năng nhiệm vụ phòng ban, không có mô tả trách nhiệm nhân sự rõ ràng nên có việc thì dẫm chân lên nhau, có việc thì không ai chịu trách nhiệm. Nhân sự chờ sếp sai việc mới làm.
Không đo lường hiệu quả công việc nên không đánh giá được nhân sự, không tạo được lộ trình thăng tiến cho nhân viên, không có cơ chế lương thưởng theo năng lực và hiệu quả công việc dẫn đến người giỏi thì ra đi, người kém thì ở lại.
4. Không quản trị được chi phí:
Không lập được hạn mức chi phí, không xác định được kế hoạch lợi nhuận, dòng tiền dẫn đến bán được hàng lỗ lãi bao nhiêu cũng không biết. Các cơ chế, chính sách cho nhân viên, cho khách hàng thì đưa ra mù mờ cảm tính, không dựa trên số liệu.
5. Không có đo lường, báo cáo, đánh giá hiệu quả kinh doanh:
Các chỉ tiêu kinh doanh không được đo lường và báo cáo, so sánh với kế hoạch để đánh giá nên không biết tình hình kinh doanh đang như thế nào
6. Không phòng ngừa và kiểm soát rủi ro tốt
Không nhận diện được các vấn đề nên cũng không đưa ra được giải pháp để cải thiện tình hình, các vấn đề tồn tại dai dẳng, lưu cữu nhiều năm
NGUYÊN NHÂN
1. Sai lầm ngay từ đầu trong tư duy xây dựng hệ thống:
Nhiệm vụ của doanh nghiệp không phải là xây dựng hệ thống mà phải là nhận chuyển giao trên nền tảng hệ thống quản trị đã được xây dựng bài bản, chuyên nghiệp rồi ứng dụng vận hành
2. Việc xây dựng hệ thống quản trị chuyên nghiệp rất khó khăn:
Vì việc xây dựng hệ thống quản trị là một công việc cực kỳ phức tạp, đòi hỏi kiến thức chuyên ngành rất rộng từ tài chính, kinh doanh, nhân sự, kế toán, sản xuất …. Mà khó lòng một doanh nghiệp có đội ngũ đủ đáp ứng, hơn nữa lại đòi hỏi những công cụ rất phức tạp để kết nối và đồng bộ dữ liệu trên toàn bộ hệ thống lên một nền tảng dữ liệu. Doanh nghiệp không thể có đủ nguồn lực tri thức, kinh nghiệp, nhân sự cũng như thời gian để xây dựng hệ thống như vậy. Việc đòi hỏi doanh nghiệp phải tự xây dựng hệ thống quản trị cho mình cũng tương tự việc đòi hỏi người dân muốn có xe ô tô để đi thì phải đi học cách và tự chế tạo cho mình một chiếc. Điều đó là bất khả thi. Nhiệm vụ của người dân chỉ là mua, cài đặt mục tiêu, lộ trình, đổ xăng và tự lái chiếc xe của mình. Cao cấp hơn nữa, người đó sẽ có lái xe riêng của mình, nhiệm vụ còn lại anh ta cần làm là xác định mục tiêu để người lái xe đưa mình tới đó.
Hệ thống quản trị thiết kế có 3 tầng là: THƯỢNG TẦNG – TRUNG TẦNG VÀ HẠ TẦNG.
1. S: Stratergy: Chiến lược: Giúp doanh nghiệp xây dựng các chiến lược chức năng, trong đó trả lời cho 3 câu hỏi lớn là:
-> Doanh nghiệp định hướng gì ở cấu phần này?
-> Doanh nghiệp muốn đạt được các chỉ tiêu nào ở cấu phần này?
-> Giải pháp nào giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đó?
2. P: Plan: Kế hoạch: Giúp doanh nghiệp:
-> Lập được kế hoạch để thực hiện các giải pháp đã nêu trong phần chiến lược, trong đó phân rã các chỉ tiêu đã nêu thành các chỉ tiêu của quý, tháng, tuần, ngày cho từng nhân sự trong công ty
-> Lập được kế hoạch hành động theo mô hình RACI với chi tiết ai làm việc gì, bắt đầu và kết thúc, phối hợp với ai, ai là người chịu trách nhiệm
3. A: Act: Thực hiện: Giúp doanh nghiệp thực hiện các việc sau:
Tổ chức nhân sự:
-> Xây dựng hệ thống sơ đồ tổ chức gồm có danh mục phòng ban, danh mục vị trí, danh mục nhân sự
-> Xây dựng hệ thống mô tả chức năng nhiệm vụ ừng phòng ban, mô trách nhiệm, mô tả công việc từng vị trí
-> Xây dựng hệ thống các KPI với các mục tiêu đồng bộ với hệ thống mục tiêu của phòng ban và công ty
-> Xây dựng hệ thống khung năng lực của từng vị trí bám sát với mô tả trách nhiệm của vị trí đó
-> Xây dựng hệ thống lương theo cơ chế 3P công bằng và khích lệ
-> Xây dựng hệ thống thưởng nhân động lực làm việc lên nhiều lần
Tổ chức tài chính:
-> Xây dựng hệ thống định mức hạn mức từng khoản mục chi phí cho từng đơn vị phòng ban
-> Tiến hành giao khoán cả mục tiêu, cả chi phí và cả nhân sự cho phòn ban đó
4. C: Control: Kiểm soát: Giúp doanh nghiệp:
-> Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị bằng Dashboard đa tầng, đa chiều với các phân tích chuyên sâu tất cả các chỉ tiêu của cấu phần đó
-> Có sự so sánh tương quan giữa kế hoạch đã lập với thực tế thực hiện để thấy được thực trạng tiến trình thực thi kế hoạch. Có đo lường đánh giá tỷ lệ hoàn thành kế hoạch lũy kế đến hiện tại
-> Có hệ thống cảnh báo các chỉ tiêu đang không đạt kế hoạch
5. E: Enhance: Cải tiến: Giúp doanh nghiệp:
Tổ chức cuộc họp theo tư duy giải quyết vấn đề trong đó nêu rõ:
-> Chỉ tiêu không đạt là gì
-> Nguyên nhân vì sao không đạt
-> Các giải pháp để cải tiến
-> Phân tích là lựa chọn giải pháp tối ưu
-> Lập kế hoạch hành động thực hiện giải pháp
-> Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch
CÁC YẾU TỐ KHÁC BIỆT NỔI TRỘI CỦA HỆ THỐNG QUẢN TRỊ BOS
ĐỒNG BỘ:
Do ứng dụng phần mềm hệ điều hành doanh nghiệp BOS với hệ thống dữ liệu doanh nghiệp được cập nhật và lưu trữ trên cloud nên các dữ liệu đều tương tác ảnh hưởng đồng bộ lẫn nhau, một dữ liệu ở bất cứ cấu phần nào thay đổi đều làm thay đổi các dữ liệu ở các cấu phần liên quan. Ví dụ khi tăng thêm một nhân sự hay tăng lương cho một ai đó thì lập tức kế hoạch chi phí, lợi nhuận của toàn công ty sẽ thay đổi theo.
Giữa cấu trúc hệ thống với cấu trúc chi phí: việc chia doanh nghiệp thành 3 khối với mỗi khối tương đồng với một loại chi phí:
– Khối cung ứng sử dụng chi phí giá vốn
– Khối kinh doanh sử dụng chi phí bán hàng
– Khối back office sử dụng chi phí QLDN
– Tạo nên sự đồng bộ và nhất quán giữa cấu trúc tổ chức doanh nghiệp và cấu trúc chi phí doanh nghiệp
Giữa các chức năng: với việc đề xuất mô hình SPACE đã làm cho việc vận hành hệ thống quản trị trở thành một chuỗi hoạt động đồng bộ móc nối với nhau không thể chia tách.
#taichinhdoanhnghiep #quanlytaichinh #khoahoctaichinh
