Nhìn quanh, thấy cỗ máy doanh nghiệp của mình vẫn đang vận hành. Nhân viên vẫn chăm chỉ, hàng vẫn đi, tiền vẫn về. Mọi thứ dường như đang tiến về phía trước. Nhưng sâu thẳm bên trong, một nỗi bất an mơ hồ vẫn len lỏi. Chúng ta đang đi nhanh, nhưng liệu có đang đi đúng hướng? Con tàu này liệu có đang an toàn?
Nhiều người trong chúng ta và trong đó có tôi, đặc biệt là các chủ doanh nghiệp nhỏ hay những người tự kinh doanh, thường bị cuốn vào vòng xoáy của hoạt động hàng ngày. Chúng ta dồn hết tâm sức để làm cho “động cơ” mạnh mẽ hơn – tìm thêm khách hàng, tăng doanh thu, mở rộng quy mô. Nhưng chúng ta quên mất một điều còn quan trọng hơn cả tốc độ: đó là một tấm bản đồ định vị và những chiếc đồng hồ đo lường trên buồng lái.
Năm 2021, tôi được các anh co-founder giao một nhiệm vụ đầy thử thách: phụ trách mảng nhân sự và xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu suất (KPI). Tôi đã dành gần một tuần miệt mài, tự tay thiết kế từng bảng biểu, định nghĩa từng chỉ số với một niềm tin rằng nó sẽ giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn. Và thật may mắn, hệ thống đã được triển khai thành công, nhân viên thực hiện rất “nuột”.
Việc triển khai KPI không chỉ là một hoạt động quản trị nhân sự, nó còn tối ưu chi phí bảo hiểm – một trong những bài toán đau đầu của mọi doanh nghiệp trong thời điểm hiện tại khi Luật bảo hiểm chưa yêu cầu DN đóng full lương.
Chìa khóa nằm ở việc phân tách rõ ràng cơ cấu thu nhập của người lao động. Và đây là lúc hệ thống KPI phát huy tác dụng.
Bởi mục tiêu cuối cùng của người thuyền trưởng không phải là đi nhanh nhất, mà là đưa con tàu và toàn bộ thủy thủ đoàn về đích một cách an toàn và hiệu quả.
1. “Tấm Bản Đồ Định Vị” – Kế Hoạch Kinh Doanh & Kế Hoạch Tài Chính
2. “Những Chiếc Đồng Hồ Đo Lường” – Hệ Thống Báo Cáo và Chỉ Số KPI
Hành trình xây dựng doanh nghiệp cũng giống như một chuyến hải trình dài ngày. Động cơ mạnh mẽ (sản phẩm tốt, đội ngũ nhiệt huyết) là điều kiện cần, nhưng chưa đủ. Để đi xa và bền vững, bạn cần trở thành một người thuyền trưởng thông thái.
Hãy dành thời gian để vẽ nên tấm bản đồ của riêng mình, lắp đặt những chiếc đồng hồ đo đáng tin cậy. Hãy học cách đọc những tín hiệu mà chúng mách bảo. Bởi khi bạn làm chủ được tấm bản đồ và bảng điều khiển, bạn sẽ không còn lo sợ trước những cơn sóng dữ. Thay vào đó, bạn có được sự tự tin, sự chủ động để lèo lái con tàu doanh nghiệp của mình vượt qua mọi giông bão, vững vàng tiến về phía trước.
Hành trình vạn dặm, bắt đầu từ việc biết rõ mình đang đứng ở đâu và sẽ đi về đâu?
Pháp luật không quy định “công ty phải có KPI”. Tuy nhiên, việc áp dụng KPI lại liên quan mật thiết và là cơ sở để tối ưu chi phí bảo hiểm, đồng thời tạo sự công bằng và động lực cho người lao động. Cụ thể:
- Cơ sở theo dõi sức khỏe Doanh nghiệp
- Tạo Ra Một “Ngôn Ngữ Chung” Cho Toàn Doanh Nghiệp (Gắn Kết Các Phòng Ban)
- Cơ sở để xây dựng Quy chế trả lương, trả thưởng:
Căn cứ: Điều 90, Khoản 2 và Điều 104 của Bộ luật Lao động 2019.
Điều 104. Thưởng
Thưởng là số tiền hoặc tài sản hoặc bằng các hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh, mức độ hoàn thành công việc của người lao động.
Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
Để có thể thưởng cho người lao động dựa trên “mức độ hoàn thành công việc”, doanh nghiệp cần một hệ thống đo lường mức độ hoàn thành đó. KPI chính là công cụ lượng hóa khách quan và minh bạch nhất để làm cơ sở xây dựng quy chế thưởng này. Nếu không có KPI, việc thưởng sẽ mang tính cảm tính và dễ gây tranh chấp.
- Cơ sở để biến mục tiêu trên giấy thành lộ trình rõ ràng (giao việc rõ ràng)
CEO đặt mục tiêu “Tăng 30% lợi nhuận năm nay”. Nhưng Trưởng phòng Kinh doanh chỉ hiểu là phải tăng doanh số, Kế toán trưởng chỉ hiểu là phải cắt giảm chi phí, còn nhân viên thì hoang mang không biết mình phải làm gì cụ thể. Mục tiêu chung vẫn chỉ nằm trên giấy.
KPI làm được gì? KPI chính là hành động “chẻ nhỏ” mục tiêu lớn lao đó thành những nhiệm vụ cụ thể, đo lường được cho từng người, từng bộ phận.
- Mục tiêu “Tăng 30% lợi nhuận” sẽ được “dịch” thành:
- KPI cho Phòng Kinh doanh: “Tăng số lượng khách hàng mới lên 20%” và “Tăng giá trị đơn hàng trung bình lên 10%”.
- KPI cho Phòng Kế toán: “Giảm số ngày thu hồi công nợ từ 45 ngày xuống 30 ngày” và “Đảm bảo chi phí vận hành không vượt quá 15% doanh thu”.
- KPI cho Nhân viên chăm sóc khách hàng: “Tăng tỷ lệ khách hàng cũ quay lại mua hàng từ 15% lên 25%”.
- Kết quả: Mọi người không còn mơ hồ. Họ biết chính xác đích đến của mình trong tháng này, quý này là gì. KPI biến một khẩu hiệu trừu tượng thành một lộ trình hành động rõ ràng, giúp mọi người nhìn thấy con đường mình cần đi.
- Cơ sở để đánh giá, xếp loại người lao động và chấm dứt hợp đồng lao động:
Căn cứ: Điều 36, Khoản 1, Điểm a của Bộ luật Lao động 2019.
Điều 36. Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động của người sử dụng lao động
Người sử dụng lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp sau đây: a) Người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của người sử dụng lao động. Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc do người sử dụng lao động ban hành và có tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở;
Đây là một điểm cực kỳ quan trọng. Luật pháp cho phép doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu người lao động “thường xuyên không hoàn thành công việc”. Nhưng việc “không hoàn thành” này phải được xác định dựa trên một quy chế đánh giá rõ ràng. Hệ thống KPI chính là nền tảng để xây dựng nên “tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc” trong quy chế đó. Nếu không có hệ thống này, việc sa thải nhân viên vì lý do “làm việc không hiệu quả” sẽ rất khó để chứng minh và có thể dẫn đến kiện tụng.
Đo Lường Công Bằng còn thể hiện ở việc: Cuối năm, sếp thưởng cho nhân viên A nhiều hơn nhân viên B vì “cảm thấy” A chăm chỉ hơn, hoạt bát hơn. Nhân viên B cảm thấy bất công, ấm ức và mất động lực, dù có thể họ mới là người thầm lặng tạo ra nhiều giá trị.
- KPI làm được gì? KPI đặt mọi người lên cùng một “bàn cân” khách quan. Nó không quan tâm bạn nói nhiều hay ít, bạn thân với sếp hay không. Nó chỉ quan tâm đến kết quả.
- Nhân viên A đạt 85% KPI.
- Nhân viên B đạt 100% KPI.
- Kết quả: Các con số không biết nói dối. Việc đánh giá, khen thưởng, đề bạt trở nên minh bạch và công bằng. Điều này không chỉ tạo ra động lực cho những người làm tốt, mà còn chỉ ra cho những người làm chưa tốt biết chính xác họ cần cải thiện ở đâu. Sự công bằng chính là nền tảng vững chắc nhất để xây dựng một đội ngũ gắn kết.
- Cơ sở để tối ưu chi phí bảo hiểm
Tóm lại: Pháp luật không bắt buộc bạn phải có KPI, nhưng KPI là công cụ quản trị tốt nhất để bạn xây dựng các quy chế nội bộ (quy chế lương thưởng, quy chế đánh giá) một cách minh bạch, khách quan và phù hợp với các quy định của Bộ luật Lao động, tối ưu chi phí bảo hiểm, tạo động lực cho nhân sự.
