Không có định mức – kế hoạch chỉ là mò mẫm.
Định mức chuẩn – là nền tảng để ra quyết định, kiểm soát chi phí và nâng tầm vai trò CFO/Kế toán trưởng.
Trong một doanh nghiệp, mọi kế hoạch kinh doanh nếu không có định mức đi kèm thì chỉ là ước lượng cảm tính. Bạn có thể “ghi bàn” bằng doanh thu, nhưng nếu không kiểm soát chi phí, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng “thủng lưới”.
Định mức chính là công cụ giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát chi phí
- Lập kế hoạch chính xác
- Ra quyết định nhanh và có cơ sở
- Gia tăng hiệu quả tài chính
Dù cơ quan thuế không còn yêu cầu nộp định mức theo Thông tư 96/2015/TT-BTC, nhưng về quản trị nội bộ, định mức là bắt buộc nếu muốn doanh nghiệp vận hành bài bản.
1. Nền tảng trước khi xây dựng định mức
Trước khi thiết lập định mức, doanh nghiệp cần hiểu rõ cấu trúc chi phí gồm 5 nhóm:
- Giá vốn
- Chi phí bán hàng
- Chi phí quản lý
- Chi phí tài chính
- Chi phí khác
Đồng thời, phải phân biệt rõ:
- Chi phí cố định (không đổi theo sản lượng)
- Chi phí biến đổi (tăng giảm theo hoạt động)
Đây là cơ sở để:
- Tính điểm hòa vốn
- Xây dựng chiến lược giá
- Quyết định giảm giá để cạnh tranh
2. Không có định mức – không thể lập kế hoạch
Nếu không có định mức, doanh nghiệp sẽ không thể:
- Xác định nhu cầu vật tư
- Lập kế hoạch mua hàng
- Kiểm soát hao phí
- Đánh giá hiệu quả
Định mức có thể xây dựng theo:
- Định mức cứng (bắt buộc)
- Định mức khung (cho phép dao động trong giới hạn)
Quan trọng: vượt định mức phải có giải trình.
3. Ai là người xây dựng định mức?
Một sai lầm phổ biến: đẩy hết cho kế toán hoặc CFO.
Thực tế:
- CFO/Kế toán trưởng: tổng hợp & kiểm soát
- Trưởng bộ phận: cung cấp dữ liệu thực tế
Định mức là sản phẩm liên phòng ban, không phải việc của riêng kế toán.
4. Định mức có cố định không?
Câu trả lời là KHÔNG.
Doanh nghiệp cần:
- Rà soát định kỳ (quý/năm)
- Điều chỉnh theo thực tế vận hành
- Áp dụng “đường cong kinh nghiệm” (càng làm càng tối ưu)
Khuyến nghị:
- Xây dựng chương trình giảm phí có thưởng
- Khi tối ưu tốt → hạ định mức
5. Phân biệt: Chi phí vs Chi tiêu
Đây là điểm rất nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn:
- Chi phí: ghi nhận theo nguyên tắc kế toán (có thể chưa chi tiền)
- Chi tiêu: dòng tiền thực tế đã chi
Nguyên lý:
Có doanh thu → phải có hao phí tương ứng → ghi nhận chi phí
6. Hai loại định mức cần xây dựng
6.1. Định mức chi phí
Bao gồm:
- Giá vốn
- Chi phí bán hàng
- Chi phí quản lý
- Chi phí tài chính
Một số khoản cần kiểm soát đặc biệt:
- Chi phí quảng cáo (% doanh thu)
- Hoa hồng bán hàng
- Công tác phí, điện thoại, xăng xe
Nguyên tắc:
- Khoản nào ổn định → khống chế giá trị
- Khoản biến động → khống chế tỷ lệ
6.2. Định mức chi tiêu (dòng tiền)
Chỉ được chi khi:
- Có trong kế hoạch dòng tiền
- Nằm trong định mức cho phép
Gợi ý triển khai:
- Quy định rõ: tiền mặt vs chuyển khoản
- Hạn mức chi tiêu văn phòng
- Hạn mức công tác phí
- Nguyên tắc đầu tư mua sắm
Mục tiêu:
Kỷ luật tài chính – kiểm soát dòng tiền – giảm phụ thuộc vào cảm tính lãnh đạo
7. 4 phương pháp xây dựng định mức
7.1. Theo đơn vị sản phẩm (biến phí)
Áp dụng cho:
- Nguyên vật liệu
- Nhân công
- Chi phí sản xuất
Công thức cơ bản:
- Chi phí = Lượng × Giá
Ví dụ:
- Nguyên vật liệu = định mức tiêu hao × đơn giá
- Nhân công = thời gian × đơn giá giờ công
Đây là phương pháp cốt lõi cho doanh nghiệp sản xuất.
7.2. Theo kỳ (tháng/quý)
Áp dụng cho:
- Thuê mặt bằng
- Điện nước
- Lương quản lý
Đây là định phí, cần phân bổ hợp lý vào sản phẩm/dịch vụ.
7.3. Theo tỷ lệ
Ví dụ:
- Lợi nhuận = 20% doanh thu
- Chi phí bán hàng / doanh thu
- Quỹ lương / doanh thu
Vượt tỷ lệ → trưởng bộ phận chịu trách nhiệm
Tiết kiệm → có thưởng
7.4. Theo tỷ trọng chi phí
Giữ cân bằng cơ cấu chi phí:
Ví dụ:
- 60% giá vốn
- 20% bán hàng
- 20% quản lý
Tránh tình trạng:
- Cắt giảm sai chỗ → ảnh hưởng chất lượng vận hành
8. Cách bắt đầu xây dựng định mức
Nếu doanh nghiệp chưa từng làm:
- Bước 1: Liệt kê toàn bộ chi phí
- Bước 2: Phân loại (cố định – biến đổi)
- Bước 3: Thiết lập định mức thử nghiệm
- Bước 4: Đánh giá theo quý
- Bước 5: Chuẩn hóa thành hệ thống
Lưu ý:
Giai đoạn đầu sai là bình thường – không làm mới là rủi ro.
9. Thể chế hóa để tạo hiệu lực
Sau khi xây dựng xong:
- Đưa vào quy chế tài chính
- Ban hành quyết định áp dụng
- Gắn với quy trình phê duyệt
Nguyên tắc vận hành:
- Chi phí vượt ≤ 5%: có thể chấp nhận
- Vượt > 5%: bắt buộc giải trình
Trách nhiệm:
- Người phê duyệt chịu trách nhiệm
- Kế toán trưởng/CFO chịu trách nhiệm kiểm soát
KẾT LUẬN
Định mức không phải để “làm đẹp báo cáo”, mà để:
- Kiểm soát rủi ro
- Tối ưu chi phí
- Nâng cao hiệu quả vận hành
Một doanh nghiệp không có định mức:
Không thể lập kế hoạch đúng
Không thể kiểm soát chi phí
Không thể tăng trưởng bền vững
Muốn đi nhanh – hãy bán hàng tốt.
Muốn đi xa – bắt buộc phải có định mức.
