Dòng tiền được ví như “mạch máu” của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể báo lãi trên sổ sách, doanh thu tăng trưởng đều đặn, nhưng chỉ cần dòng tiền đứt gãy cũng đủ rơi vào khủng hoảng thanh khoản, mất khả năng thanh toán và đứng trước nguy cơ phá sản.

Thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp đóng cửa không phải vì không có khách hàng, mà vì:

• Thu không đủ bù chi
• Công nợ kéo dài
• Dòng tiền bị chiếm dụng quá lâu
• Không kiểm soát được các khoản phải thu

Vì vậy, quản lý dòng tiền luôn là nhiệm vụ sống còn trong quản trị tài chính doanh nghiệp. Và để “dòng máu tài chính” lưu thông trơn tru, doanh nghiệp buộc phải kiểm soát tốt công nợ phải thu.

I. CÔNG NỢ PHẢI THU – “QUẢ BOM HẸN GIỜ” CỦA NHIỀU DOANH NGHIỆP

Các khoản phải thu khách hàng luôn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro:

• Khách hàng mất khả năng thanh toán
• Chây ì, kéo dài thời gian trả nợ
• Tranh chấp công nợ
• Chiếm dụng vốn
• Phát sinh nợ xấu

Điều nguy hiểm là nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn đang tồn tại một nghịch lý:

• Sales cố gắng bán hàng bằng mọi giá để đạt KPI
• Khi khách hàng quá hạn thanh toán, kế toán lại là người bị giao nhiệm vụ đi đòi nợ

Trong khi:

• Sales là người trực tiếp làm việc và hiểu khách hàng
• Kế toán chỉ theo dõi số liệu chứ không có mối quan hệ với khách hàng

Hệ quả là:

• Khi bán hàng không thẩm định kỹ năng lực tài chính
• Đến lúc phát sinh nợ xấu lại không thu hồi được
• Nội bộ đùn đẩy trách nhiệm cho nhau

Đây là thực trạng khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay.

II. QUẢN LÝ CÔNG NỢ KHÔNG CHỈ LÀ VIỆC CỦA KẾ TOÁN

Thu hồi công nợ chưa bao giờ là nhiệm vụ của riêng một bộ phận.

Đó phải là sự phối hợp đồng bộ giữa:

• Ban lãnh đạo
• Bộ phận kinh doanh
• Kế toán
• Bộ phận quản lý vận hành

Nếu không có quy trình rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:

• Doanh số tăng nhưng tiền không về
• Lợi nhuận chỉ nằm trên báo cáo
• Thiếu tiền vận hành dù bán hàng rất nhiều

III. XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH CÔNG NỢ HIỆU QUẢ

1. Thu thập và xác minh thông tin khách hàng

Trước khi cho khách hàng mua chịu hoặc thanh toán chậm, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ năng lực tài chính và uy tín thanh toán của khách hàng.

Một số nguồn thông tin quan trọng gồm:

Tham chiếu ngân hàng

Thông qua các mối quan hệ với cán bộ ngân hàng, doanh nghiệp có thể phần nào đánh giá:

• Uy tín tín dụng
• Tình hình dòng tiền
• Mức độ ổn định tài chính của khách hàng

Dù thông tin không mang tính chính thức, nhưng những “hàm ý” từ phía ngân hàng đôi khi rất giá trị.

Thông tin từ đối tác liên quan

Các nhà cung cấp, đối tác vận chuyển hoặc đơn vị đang giao dịch với khách hàng cũng là nguồn tham khảo hữu ích để đánh giá:

• Thói quen thanh toán
• Uy tín thương mại
• Lịch sử công nợ

Thăm trực tiếp doanh nghiệp khách hàng

Việc khảo sát thực tế:

• Nhà xưởng
• Kho bãi
• Văn phòng
• Quy mô hoạt động

Sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá được năng lực vận hành và mức độ ổn định của khách hàng.

Phân tích báo cáo tài chính

Với các công ty đại chúng hoặc công ty niêm yết, doanh nghiệp có thể dễ dàng:

• Phân tích doanh thu
• Đánh giá khả năng thanh toán
• Kiểm tra dòng tiền
• Xem xét mức độ vay nợ

Từ đó xác định mức độ an toàn khi cấp tín dụng thương mại.

Các nguồn thông tin khác

Doanh nghiệp cũng cần quan tâm tới:

• Các vụ kiện tụng, tranh chấp pháp lý
• Tình trạng nợ thuế, nợ BHXH
• Xếp hạng tín dụng
• Thông tin ngành nghề
• Biến động ban lãnh đạo

Đây đều là những tín hiệu cảnh báo quan trọng về rủi ro công nợ.

IV. XÁC ĐỊNH HẠN MỨC TÍN DỤNG CHO KHÁCH HÀNG

Sau khi đánh giá khách hàng, doanh nghiệp cần thiết lập:

• Hạn mức công nợ
• Thời hạn thanh toán

Tuy nhiên, cần hiểu rõ:

Hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau

Ví dụ:

• Hạn mức công nợ: 10 tỷ đồng
• Thời hạn thanh toán: 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn

Điều đó có nghĩa:
Dù khách hàng chưa dùng hết hạn mức 10 tỷ thì đến hạn vẫn phải thanh toán đúng thời gian quy định.

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đang nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến:

• Khách hàng lợi dụng để chiếm dụng vốn
• Mua gần chạm hạn mức rồi ngừng thanh toán
• Kéo dài công nợ nhiều tháng

Nguyên nhân sâu xa thường đến từ áp lực doanh số “bán bằng mọi giá”.

V. KIỂM SOÁT CÔNG NỢ PHẢI THU NHƯ THẾ NÀO?

1. Sales phải chịu trách nhiệm chính về khoản phải thu

Bộ phận bán hàng phải:

• Theo dõi khách hàng
• Đôn đốc thanh toán
• Chịu trách nhiệm với khoản nợ phát sinh

Kế toán chỉ đóng vai trò:

• Theo dõi số liệu
• Đối chiếu công nợ
• Cảnh báo rủi ro

Nếu tách rời trách nhiệm giữa bán hàng và thu hồi nợ, doanh nghiệp rất dễ phát sinh nợ xấu.

2. Thiết lập cơ chế kiểm soát hạn mức chặt chẽ

Doanh nghiệp cần:

• Không cho xuất hàng khi vượt hạn mức
• Phân quyền rõ người được phép duyệt vượt hạn mức
• Quy trách nhiệm cụ thể với phần công nợ vượt

Đây là cơ chế quan trọng để tránh tình trạng:
“Đẩy hàng lấy doanh số rồi để lại công nợ cho công ty xử lý.”

3. Cập nhật dữ liệu công nợ liên tục

Dù sử dụng:

• Excel
• ERP
• Phần mềm kế toán

Thì dữ liệu công nợ vẫn phải:

• Cập nhật gần như ngay lập tức
• Có báo cáo định kỳ
• Theo dõi được tuổi nợ

Một số báo cáo quan trọng gồm:

• Báo cáo nợ sắp đến hạn
• Báo cáo nợ quá hạn
• Báo cáo tuổi nợ
• Báo cáo khách hàng rủi ro

VI. THEO DÕI VÀ NHẮC NỢ CHUYÊN NGHIỆP

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nhắc nợ bài bản:

1. Theo dõi theo thời hạn thanh toán

Phân loại:

• Nợ sắp đến hạn
• Nợ đến hạn
• Nợ quá hạn

Việc phân loại giúp chủ động dòng tiền và hạn chế nợ xấu.

2. Chủ động nhắc khách hàng trước hạn

Khi gần tới ngày thanh toán:

• Sales hoặc nhân sự theo dõi công nợ cần chủ động nhắc khéo
• Tránh để khách hàng “quên”
• Tạo áp lực thanh toán nhẹ nhàng nhưng hiệu quả

3. Gửi đề nghị thanh toán và xác nhận công nợ

Với các khoản nợ lớn, doanh nghiệp nên:

• Gửi công văn đề nghị thanh toán
• Thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ
• Lập biên bản xác nhận công nợ

VII. VÌ SAO BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ RẤT QUAN TRỌNG?

Biên bản xác nhận công nợ có 2 mục đích lớn:

1. Đối chiếu số liệu giữa hai bên

Giúp xác nhận:

• Số tiền
• Hóa đơn
• Ngày thanh toán
• Các khoản cấn trừ

Nhiều tranh chấp phát sinh chỉ vì hai bên ghi nhận khác nhau.

2. Là căn cứ pháp lý khi xảy ra tranh chấp

Biên bản công nợ:

• Có chữ ký người có thẩm quyền
• Có đóng dấu doanh nghiệp

Sẽ là chứng cứ quan trọng nếu phải khởi kiện ra tòa.

VIII. THU HỒI CÔNG NỢ LÀ BÀI TOÁN CÂN BẰNG

Quản lý công nợ phải thu luôn là bài toán khó:

• Muốn tăng doanh số phải bán chịu
• Nhưng bán chịu lại tiềm ẩn rủi ro dòng tiền

Do đó, doanh nghiệp cần:

• Có chính sách tín dụng rõ ràng
• Kiểm soát chặt công nợ
• Phối hợp tốt giữa sales và kế toán
• Có sự theo sát thường xuyên từ lãnh đạo

KẾT LUẬN

Thu hồi công nợ không phải trách nhiệm của riêng:

• Kế toán
• Sales
• Hay của riêng sếp

Mà là trách nhiệm của cả hệ thống vận hành doanh nghiệp.

Một doanh nghiệp có thể bán hàng rất giỏi, doanh thu rất lớn, nhưng nếu không kiểm soát được công nợ thì mọi lợi nhuận cuối cùng cũng chỉ nằm trên giấy.

Quản trị công nợ tốt chính là bảo vệ dòng tiền.
Và bảo vệ được dòng tiền chính là bảo vệ sự sống còn của doanh nghiệp.

Chúc các doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quản lý công nợ hiệu quả, minh bạch và bền vững!

Author: Thuý Quỳnh