“Tái cấu trúc doanh nghiệp có phải chỉ là tổ chức vài buổi họp, nộp vài bản báo cáo hay trình bày mấy cái slide đẹp đẽ không?”.
Nếu các sếp nghĩ thế, thì doanh nghiệp của sếp không cần thuê tư vấn đâu, vì làm thế chỉ tốn tiền vô ích! Hãy để tôi kể cho các sếp nghe một cuộc tái cấu trúc THỰC CHIẾN ở một doanh nghiệp sản xuất nó khốc liệt và “đời” như thế nào?
1. Tái cấu trúc không phải ở phòng điều hoà, tái cấu trúc là dọn đến sống cùng nhà máy! Ngày đầu tiên nhận dự án, cả đội ngũ tư vấn xách vali, ôm máy tính và tài liệu, chuyển thẳng đến một căn hộ thuê rộng 100m2 để ở và làm việc suốt 3 tháng ròng rã. Chúng tôi mang theo cả nồi niêu xoong chảo để tự nấu ăn tối, thuê 2 chiếc xe máy để mỗi ngày chạy 10 cây số đến nhà máy làm việc.
Không có khái niệm thứ Bảy, không có khái niệm Chủ Nhật. Có những đêm 12h khuya đèn vẫn sáng, 6h sáng hôm sau cả đội đã tranh luận nảy lửa qua Zoom và ngay sau đó lại có mặt ở xưởng. Tại sao phải khổ thế? Vì phía sau mỗi quyết định chậm trễ của chúng ta là hàng trăm con người đang chờ đợi một hệ thống vận hành tốt hơn.
2. Chuẩn bị kỹ càng trước khi xây khung vận hành: Bản khảo sát 5 trang và những người chưa từng được cất tiếng. Sau buổi Kick-off truyền lửa kéo dài 2 tiếng với sự tham gia đầy đủ từ Chủ tịch, CEO đến các trưởng bộ phận, chúng tôi bắt tay vào việc “bắt mạch” doanh nghiệp. Đội ngũ đã phát ra 300 phiếu khảo sát cho nhân sự, mỗi phiếu dài 5 trang giấy để họ trút hết tâm tư, vướng mắc, những bức xúc và cả mong muốn đóng góp cho công ty. Đội ngũ của chúng tôi đã phải thức ngày thức đêm để tổng hợp 300 tờ phiếu này báo cáo cho Chủ tịch.
Sau đó, chúng tôi đi khắp nhà máy, chui vào từng phân xưởng, từng kho bãi, lắng nghe từng người lao động. Có những người, đó là lần ĐẦU TIÊN trong đời họ có cơ hội nói ra hết những uất ức, những điều họ giữ kín trong lòng suốt nhiều năm trời.
3. Sự thật phũ phàng: Chưa hẳn con người dở, mà là hệ thống “nhiều lỗ”! Sau hàng chục cuộc phỏng vấn chuyên sâu, bóc tách từng quy trình, lật ngược từng dòng dữ liệu và đánh dấu từng điểm nghẽn, chúng tôi nhận ra một sự thật: Doanh nghiệp yếu đi không phải vì nhân sự kém, mà vì hệ thống chưa đủ mạnh để con người phát huy năng lực!.
Báo cáo nội bộ đã chỉ rõ: Mọi rắc rối không xuất phát từ từng cá nhân riêng lẻ, mà đến từ khoảng trống khổng lồ của quy trình, của việc phân quyền, của khâu đào tạo và thiếu hụt dữ liệu quản trị. Mục đích của chúng tôi đi tìm lỗi không phải để chỉ trích người làm sai, mà để hiểu vì sao một hệ thống lại khiến những người giỏi vẫn không thể làm tốt công việc của họ.
| Vấn đề bề nổi (Cá nhân làm sai) | Nguyên nhân gốc rễ (Hệ thống yếu) | Chuyển dịch chiến lược |
| Nhân viên thường xuyên mắc lỗi nghiệp vụ. | Thiếu quy trình chuẩn và đào tạo bài bản. | Từ “Chữa cháy” sang “Vận hành chuẩn hóa”. |
| Người giỏi mệt mỏi, muốn rời bỏ tổ chức. | Thiếu phân quyền, người giỏi phải đi sửa sai cho người khác. | Từ “Phụ thuộc cá nhân” sang “Phân quyền tự chủ”. |
| Lãnh đạo luôn quá tải, phải duyệt mọi việc. | Hệ thống quản trị không tập trung, thiếu dữ liệu tin cậy. | Từ “Quản trị cảm tính” sang “Quản trị bằng dữ liệu”. |
Hệ quả của một hệ thống yếu là Lãnh đạo phải ôm mọi quyết định, còn người giỏi thì kiệt sức vì phải đi “dập lửa” mỗi ngày thay vì sáng tạo giá trị.
4. Đích đến cuối cùng: Để Chủ tịch ngừng làm “lính cứu hoả” và F2 tự tin kế thừa. Tái cấu trúc không phải là trò chơi sửa lại vài con số trên báo cáo tài chính; tái cấu trúc là thay đổi hoàn toàn cách một doanh nghiệp vận hành!.
Điều chúng tôi tự hào nhất không phải là vẽ ra những bộ quy trình hay các báo cáo dày hàng trăm trang, mà là khoảnh khắc nhìn thấy doanh nghiệp có thể TỰ ĐỨNG VỮNG bằng chính hệ thống của mình. Chúng ta làm điều này để những nhân sự giỏi không phải mệt mỏi đi “chữa cháy” mỗi ngày, để Chủ tịch không phải ôm đồm mọi quyết định nhỏ nhặt, và để thế hệ F2 có thể tự tin tiếp quản, vận hành cơ ngơi một cách trơn tru, bài bản mà không phụ thuộc vào bất kỳ cá nhân nào.
Cam kết của chúng tôi rất rõ ràng: 3 tháng sống cùng thực địa để xây nền móng và 6-9 tháng đồng hành bảo dưỡng/hỗ trợ online để đảm bảo hệ thống thực sự đi vào đời sống. Chúng tôi không làm thay doanh nghiệp; chúng tôi cùng họ xây dựng một nền tảng để họ có thể tự đứng vững bằng chính đôi chân của mình. Đó là lộ trình thực tế nhất để biến một doanh nghiệp từ vận hành bằng bản năng sang vận hành bằng hệ thống bền vững.
Đó, tái cấu trúc thực chiến doanh nghiệp sản xuất là như thế đấy các sếp ạ!
Để anh chị dễ hiểu nhất, tôi sẽ ví doanh nghiệp sản xuất của anh chị như một chiếc XE TẢI HẠNG NẶNG, và anh chị chính là tài xế.
Chiếc xe tải của anh chị đang ì ạch, xả khói đen, hao xăng và liên tục chết máy. Anh chị – những người Chủ tịch, CEO – thay vì ngồi trên cabin vạch định tuyến đường, thì ngày nào cũng phải mồ hôi nhễ nhại nhảy xuống đường đẩy xe, vá lốp, lau bugi (chữa cháy mỗi ngày).
Nếu anh chị thuê những đội “thợ” làm màu, họ sẽ làm gì? Họ sẽ lấy giẻ lau bóng vỏ xe, sơn lại một lớp sơn tuyệt đẹp, xịt nước hoa thơm lừng (những bản báo cáo đẹp, slide bắt mắt) rồi bảo anh chị lên lái đi. Kết quả thì sao? Động cơ bên trong vẫn nát, đi được 3 bước xe lại nằm đường!
Còn chúng tôi – Đội ngũ BOS – Chúng tôi tái cấu trúc bằng cách “Chui xuống gầm xe mổ xẻ động cơ”! như đã phân tích ở trên.
Cụ thể, chúng tôi làm những việc “tay lấm chân bùn” sau đây:
1. Không ngồi phòng máy lạnh, chúng tôi dọn đến sống ở “gara
2. Tháo tung động cơ: Lắng nghe từng chiếc ốc vít
3. Bắt đúng bệnh: Lỗi tại hệ thống truyền động, hay do ốc vít kém! Nhiều chiếc xe hỏng không phải do từng con ốc (nhân sự) yếu kém, mà do hệ thống dẫn dầu (quy trình) bị tắc nghẽn!.
4. Sửa xong xe: Chủ tịch chỉ việc vần vô lăng, F2 tự tin nhận chìa khoá!
Chúc các sếp tái cấu trúc thành công, nếu cần đừng chần chừ ib cho BOS nhé.
