Ở bài viết trước, chúng ta đã cùng nhận diện những rủi ro khôn lường khi DN thiếu hệ thống kiểm soát nội bộ. Vậy với từng khâu trong hoạt động của doanh nghiệp, bạn sẽ đối diện với những rủi ro gì và giải pháp nào để khắc phục?
XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT TIỀN MẶT – TIỀN GỬI
Tiền mặt là tài sản có tính thanh khoản cao nhất, dễ bị thất thoát nhất. Theo thống kê của tôi, 70% các vụ gian lận trong doanh nghiệp đều liên quan đến tiền mặt.
Rủi ro 1: Sử dụng sai mục đích
•Chi tiền không đúng nhu cầu
•Chi quá nhiều so với thực tế
•Chi không kịp thời
Rủi ro 2: Mất cắp, biển thủ
•Thủ quỹ chiếm dụng tiền
•Làm giả chứng từ chi tiền
•Không đối chiếu số dư
Rủi ro 3: Ghi chép sai sót
•Không ghi nhận đầy đủ
•Ghi sai thời điểm
•Báo cáo không chính xác
Nguyên tắc “Phân chia quyền hạn”
Áp dụng nguyên tắc “4 mắt”: Mọi giao dịch tiền mặt phải có ít nhất 2 người tham gia:
•Người đề nghị chi
•Người phê duyệt chi
•Người thực hiện chi (thủ quỹ)
•Người ghi sổ (kế toán)
Quy trình chi tiền mặt chuẩn:
1.Bước 1: Đề nghị chi tiền
•Bộ phận có nhu cầu lập phiếu đề nghị
•Kèm theo chứng từ hợp lệ (hóa đơn, hợp đồng…)
•Trưởng bộ phận ký xác nhận
2.Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt
•Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ
•Kế toán trưởng ký kiểm tra
•Giám đốc ký phê duyệt (theo hạn mức)
3.Bước 3: Thực hiện chi tiền
•Thủ quỹ chi tiền theo phiếu chi đã duyệt
•Người nhận ký xác nhận
•Đóng dấu “ĐÃ CHI” vào chứng từ
4.Bước 4: Ghi sổ và đối chiếu
•Kế toán ghi sổ dựa trên phiếu chi
•Đối chiếu số dư quỹ hàng ngày
•Báo cáo tình hình quỹ định kỳ
Các biện pháp kiểm soát cụ thể:
Về bảo quản tiền mặt:
•Sử dụng két sắt có khóa an toàn
•Hạn chế số dư tiền mặt tối đa (thường 50-100 triệu)
•Chỉ một người được tiếp cận két tiền
•Kiểm quỹ đột xuất ít nhất tháng 1 lần
Về chứng từ:
•Sử dụng phiếu thu, phiếu chi có đánh số thứ tự
•Bảo quản chứng từ gốc cẩn thận
•Không được tẩy xóa, sửa chữa
•Lưu trữ theo quy định pháp luật
Về đối chiếu:
•Đối chiếu sổ quỹ với sổ kế toán hàng ngày
•Đối chiếu với ngân hàng hàng tháng
•Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Kiểm soát tiền gửi ngân hàng
Rủi ro với tiền gửi:
•Chuyển khoản không đúng đối tượng
•Thiếu kiểm soát chữ ký
•Không đối chiếu với sao kê ngân hàng
Giải pháp:
Quản lý chữ ký:
•Đăng ký nhiều chữ ký (ít nhất 2 chữ ký)
•Phân cấp theo hạn mức chuyển khoản
•Thay đổi chữ ký định kỳ
Quy trình chuyển khoản:
•Phải có lệnh chuyển khoản được phê duyệt
•Kiểm tra thông tin người nhận
•Đối chiếu với hợp đồng, hóa đơn
•Lưu giữ ủy nhiệm chi
Đối chiếu ngân hàng:
•Đối chiếu sao kê hàng tháng
•Giải trình các khoản chênh lệch
•Báo cáo cho lãnh đạo kịp thời
Hãy rà soát lại toàn bộ quy trình thanh toán của Doanh nghiệp bạn để biết những lỗ hổng có thể đang hàng ngày gặm nhấm túi tiền mà bạn có thể chưa hay biết. Dù là doanh nghiệp nhỏ, thì việc kiểm soát và tối ưu càng vô cùng quan trọng, bởi nhỏ bạn không kiểm soát, không cân đối, những lỗ hổng ngày càng lớn dần và bạn sẽ khó lòng khắc phục.
